Jak Dokarch realizuje archiwizację dokumentacji?

W toku prowadzenia działalności gospodarczej gromadzone są przez przedsiębiorcę dokumenty. Wiele z nich może zostać z powodzeniem zarchiwizowanych – stają się przedawnione i dotyczą spraw, które nie są aktualnie istotne dla firmy. Proces archiwizacji powinien odbyć się jednak w sposób odpowiedni – tak, by wszystkie dane pozostały poufne i jednocześnie poprawnie sklasyfikowane. Zajmuje się tym firma Dokarch.

Po co wykonuje się archiwizację dokumentacji?

Przedsiębiorcy w okresie swojej aktywności na rynku wystawiają faktury, a także podpisują umowy oraz wiele innych dokumentów. Większość z nich jest ważna i nawet po kilku latach może mieć spore znaczenie np. w kontekście rozwiązania sporu czy kontroli urzędowej. Z tego względu, mimo bieżącej nieprzydatności konkretnej dokumentacji, należy ją zarchiwizować po uprzedniej ewidencji. Usługi w tym zakresie świadczy firma Dokarch, zapewniając właścicielom firm pełen profesjonalizm w swoim działaniu.

Dzięki temu przedsiębiorca może w dowolnym momencie odzyskać pożądany dokument i nie musi przejmować się jego czasochłonnym poszukiwaniem. Ma też pewność, że np. pismo czy wniosek nie zostały zniszczone lub zagubione. Przechowywanie niektórych dokumentów tego typu jest dodatkowo obligatoryjne, dlatego w razie ewentualnej kontroli osoba prowadząca działalność gospodarczą uniknie kary wynikającej z braku poszczególnych faktur lub umów. Należy przy tym pamiętać, że archiwizacja musi być zrealizowana prawidłowo – w taki sposób wykonuje ją firma Dokarch.

Jak przebiega archiwizacja dokumentów firmowych?

Pierwszym etapem archiwizowania dokumentacji danego przedsiębiorstwa jest ich przekazanie specjalistom z Dokarch. Następnie są one przez nich sortowane. Podział na kategorie sprawia, że zbiór jest czytelny i jasny. Tworzone są akta, które następnie pracownicy Dokarch porządkują, dbając o zachowanie określonej klasyfikacji. Ważnym elementem takiego działania jest również przygotowanie przez Dokarch spisów zdawczo-odbiorczych. To właśnie dzięki nim przedsiębiorca wie dokładnie, jakie dokumenty przekazał firmie zajmującej się ich archiwizacją.

Akta są poprawnie układane na oznaczonych regałach. Spośród nich wybierane są także te, których okres przechowywania minął. Uwzględnia się je w specjalnym spisie brakowania. Proces archiwizacji dokumentów jest zatem dość złożony. Wymaga też działania zgodnego z prawem. Dokarch prowadzi usługi tego typu na podstawie ustaw o narodowym zasobie archiwalnym, ochronie informacji niejawnych i danych osobowych. W ten sposób przedsiębiorca ma pewność, że nawet poufne informacje przeznaczone do archiwizacji są bezpieczne z firmą Dokarch.