Na co zwrócić uwagę, wybierając biurowe urządzenia do swojej firmy?
Bez biurowych urządzeń żadna współczesna firma nie byłaby w stanie funkcjonować. Drukarki, faksy, kserokopiarki, niszczarki – wszystkie te automaty są potrzebne. Chcąc się odpowiednio wyposażyć, przedsiębiorcy stają jednak przed dylematami: lepiej wybrać drukarkę, czy urządzenie wielofunkcyjne? Co się bardziej opłaca: zakup nowego sprzętu, nabycie kserokopiarki lub drukarki poleasingowej, czy wynajem sprzętu biurowego? Sprawdźmy!
Biurowe urządzenie wielofunkcyjne vs drukarka, kserokopioarka i skaner osobno
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że urządzenie wielofunkcyjne to lepsze rozwiązanie, zwłaszcza na potrzeby domowe. Sprzęt zajmuje mniej miejsca i pozwala na wydrukowanie potrzebnych dokumentów, wykonanie ich kopii oraz zeskanowanie pisma. W przypadku firm sprawa wygląda nieco inaczej. Podjęcie decyzji ułatwi przeanalizowanie kluczowych aspektów, takich, jak:
wielkość biura – w ciasnych pomieszczeniach kilka sprzętów może się zwyczajnie nie zmieścić;
ilość osób korzystających z biurowych urządzeń – jeżeli będzie to tylko jednej lub dwóch pracowników, powinno wystarczyć urządzenie wielofunkcyjne. W przypadku natomiast, kiedy osób będzie więcej, warto nabyć osobno drukarkę, faks, skaner i kserokopiarkę. Dzięki temu użytkownicy nie będą przeszkadzać sobie nawzajem. Zniknie również konieczność oczekiwania na możliwość skorzystania ze sprzętu. Tym samym praca będzie wydajniejsza;
eksploatacja – urządzenia wielofunkcyjne pobierają nieco więcej energii, co w skali roku będzie już odczuwalne, zwłaszcza jeśli ze sprzętu korzysta się często.
Warto również mieć na uwadze, że sama drukarka będzie mniej awaryjna od urządzenia wielofunkcyjnego, które jest o wiele bardziej skomplikowane, a tym samym więcej elementów może się w nim popsuć. Oddanie takiego automatu do serwisu sprzętu biurowego na jakiś czas pozbawia przedsiębiorstwo możliwości nie tylko drukowania, ale również kopiowania dokumentów i skanowania ich, co może być dotkliwe.
Nie da się jednoznacznie określić, które rozwiązanie jest lepsze. Wybór musi być podyktowany rzeczywistymi potrzebami, a także możliwościami i częstotliwością użytkowania.
– radzi ekspert z firmy Profixer Serwis w Stalowej Woli, oferującej markowe, wysokiej klasy, cyfrowe systemy kopiujące, faksy, drukarki, plotery wielkoformatowe i niszczarki, a także praktyczne systemy do zarządzania obiegiem dokumentów oraz materiały eksploatacyjne.
Co wybrać: kserokopiarki poleasingowe, czy nowe?
Nabycie biurowego urządzenia wielofunkcyjnego, zwłaszcza zaawansowanego technologicznie, to spory wydatek, który nie każdy budżet firmowy będzie w stanie udźwignąć. Istnieją jednak wygodne alternatywy. Jedną z nich jest nabycie używanej kserokopiarki.
Sprzęt poleasingowy jest w pełni sprawny technicznie i można z niego korzystać jeszcze przez długie lata. Koszt zakupu tego typu automatów jest znacznie niższy niż nowych urządzeń, dzięki czemu potrzebny sprzęt można nabyć w atrakcyjnej i przystępnej cenie.
Przedsiębiorcy, którzy mimo wszystko obawiają się kupowania sprzętu z drugiej ręki lub po prostu lubią nowe produkty, mogą skorzystać z drugiego rozwiązania – wynajmu drukarek i innych, biurowych urządzeń. Dzierżawa umożliwia otrzymanie wysokiej jakości, zaawansowanych maszyn za niewielką, comiesięczną kwotę, która nie stanowi obciążenia finansowego, jakim byłoby nabycie nowego urządzenia wielofunkcyjnego czy kserokopiarki. Wynajem to doskonała opcja dla tych firm, które nie mogą sobie pozwolić na kupno nowych automatów, a ich potrzebują do codziennego funkcjonowania.
