Jakie usługi wchodzą w zakres czynności notarialnych?

Do notariusza udajemy się zwykle w celu zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości czy poświadczenia zgodności kopii dokumentu z jego oryginałem. Niewiele osób zdaje sobie jednak sprawę z dokładnego zakresu czynności, które mogą być prowadzone przez notariusza – a jest on znacznie szerszy, niż mogłoby się wydawać. W jakich sprawach można lub trzeba udać się do notariusza?

Sporządzanie aktów notarialnych 

Podstawowym rodzajem usług świadczonym przez notariusza jest sporządzanie aktów notarialnych. Akt notarialny można spisać przy każdej czynności, która ma dużą wagę dla uczestniczących w niej stron. Często spotykane jest między innymi sporządzanie testamentu w formie notarialnej. Niektóre umowy muszą być zawarte w formie aktu notarialnego – w innym wypadku będą nieważne w świetle prawa. Formy tej wymagają przede wszystkim:

• umowa sprzedaży nieruchomości,
• umowa ustanowienia odrębnej własności lokalu,
• umowa o dział spadku, w skład którego wchodzi nieruchomość,
• umowa o przedłużenie wieczystego użytkowania,
• oświadczenie darczyńcy przy umowie darowizny,
• testament, jeśli ma się w nim znaleźć zapis windykacyjny,
• małżeńska umowa majątkowa, czyli intercyza,
• umowa spółki komandytowej, statut spółki komandytowo-akcyjnej, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz statut spółki akcyjnej.

Istnieją również umowy z podpisem notarialnie poświadczonym. Nie są one umowami w formie aktu notarialnego, ponieważ strony spisują umowę samodzielnie, a notariusz poświadcza jedynie tożsamość osób podpisujących umowę, nie analizując jej pod względem prawnym – wyjaśnia pracownik Kancelarii Notarialnej Danuty Trusz. Z podpisem notarialnie poświadczonym muszą być zawarte umowy zbycia przedsiębiorstwa, jego wydzierżawienia lub ustanowienia użytkowania na przedsiębiorstwie, a także umowy zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia, poświadczeń, protokołów 

Kolejnym rodzajem czynności notarialnych jest sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia. To rodzaj dokumentu, który wskazuje spadkobierców danego spadkodawcy i przysługujące im udziały w spadku, a także osoby, na których rzecz spadkobierca uczynił zapisy windykacyjne. Taki akt sporządzany jest na podstawie oświadczeń osób, które wchodzą w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, jak również na podstawie odpisu aktu zgonu spadkodawcy oraz odpisów aktów stanu cywilnego wymienionych osób. Notariusz zajmuje się także sporządzaniem poświadczeń (własnoręczności podpisu, daty okazania dokumentu, zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem czy pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu) oraz protokołów: otwarcia strony internetowej, walnych zgromadzeń spółek, spółdzielni, stowarzyszeń, organizacji społecznych i innych osób prawnych w przypadkach przewidzianych prawem.

Depozyt notarialny 

Nieco mniej znanym rodzajem usług świadczonym przez notariusza jest depozyt notarialny. Notariusz może przechowywać w ramach depozytu pieniądze (w walucie polskiej lub obcej), papiery wartościowe, dokumenty oraz dane na informatycznych nośnikach danych. Pieniądze są księgowane na koncie depozytowym notariusza, które przeznaczone jest specjalnie do celów depozytowych. Instytucję depozytu notarialnego wykorzystuje się najczęściej przy zawieraniu umów sprzedaży, gdy zapłata ceny ma nastąpić ze środków własnych Kupującego, a nie na przykład z kredytu. Sprzedający może być wówczas pewien, że Kupujący dysponuje odpowiednimi środkami, a Kupujący otrzymuje zabezpieczenie w postaci określenia warunków wypłaty środków.

Inne usługi świadczone przez notariusza 

Zakres usług świadczonych przez notariusza jest bardzo szeroki. Oprócz opisanych powyżej czynności zajmuje się on również:

• doręczaniem oświadczeń,
• sporządzaniem protestów weksli i czeków,
• sporządzaniem wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów,
• sporządzaniem projektów aktów, oświadczeń i innych dokumentów,
• sporządzaniem innych czynności wynikających z odrębnych przepisów.

Wszystkie czynności notarialne mogą być dokonane poza kancelarią, jeżeli przemawia za tym charakter czynności (na przykład konieczność uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki) lub szczególne okoliczności, takie jak zły stan zdrowia klienta czy jego pobyt w szpitalu. Sporządzanie aktów notarialnych poza kancelarią wiąże się jednak z dodatkową opłatą.