Biblioteka procedur w firmach stawiających na ład organizacyjny
Firmy z rozproszonymi oddziałami lub te, w których występuje duża rotacja pracowników, łączy jedno: brak jednolitego standardu pracy. Można temu zapobiec – wdrażając bibliotekę procedur, która pozwoli na uporządkowanie dokumentów oraz usprawnienie pracy zespołów. Jest to rozwiązanie idealne dla firm, które stawiają na ład organizacyjny. Co więcej, biblioteka procedur pomaga zarówno kadrze managerskiej, jak i nowo zatrudnionym pracownikom.
Czym jest biblioteka procedur, jakie korzyści niesie dla pracowników oraz w jaki sposób utrzymuje ład organizacyjny w firmie? Przyjrzyjmy się bliżej tym zagadnieniom.
Biblioteka procedur. Przejrzysty opis dobrych praktyk
Czym jest biblioteka procedur? To baza wiedzy. Miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty dotyczące procedur i instrukcji związanych z danym stanowiskiem. To również wzorce, check-listy, słowniki pojęć i szablony, które pozwalają pracownikom na wykonywanie zadań w jednolity sposób.
Warto wspomnieć, że w przeciwieństwie do mało zrozumiałych, mocno teoretycznych „ksiąg procedur” biblioteka procedur jest przyjazna i przystępna dla użytkownika. Procedury mają opisowy, instruujący charakter. Z założenia przeznaczona są dla szerokiego grona odbiorców. Chodzi o to, by wszyscy pracownicy realizowali procesy w ten sam sposób. Dlatego dokumenty w bibliotece procedur powinny być krótkie oraz skupione na jednym, głównym zagadnieniu. Pozostałe, bardziej szczegółowe informacje znajdują się wówczas w załącznikach. Dzięki scentralizowaniu i skatalogowaniu dokumentacji w jednym miejscu każdy pracownik wie, gdzie szukać rozwiązania, również w przypadku aktualizacji lub zmian w dokumentach.
Biblioteka procedur to nie tylko procedury
Oczywiście podstawowym założeniem stworzenia biblioteki procedur jest dokładny opis procedur, które występują w danym procesie krok po kroku. Jednak to nie wszystko. Specjaliści z Nova Praxis doskonale zdają sobie z tego sprawę, dlatego w metodzie Agile Procedure Library tworzone są również inne dokumenty. Należą do nich wspomniane już instrukcje, standardy, check-listy oraz formularze.
Instrukcje to szczegółowe rozwinięcie procedur, zazwyczaj przeznaczone dla jednej, konkretnej osoby i pomocne przy wykonaniu pierwszego kroku. Czytanie i analizowanie szczegółowych oraz rozbudowanych instrukcji to oczywiście ostatnia rzecz, na którą ma ochotę pracownik – dlatego instrukcje uzupełnione lub zastąpione są przez check-listy i formularze/wzory. Dodatkowe uzupełnienie biblioteki procedur o dokumenty słownikowe, karty działów oraz karty stanowisk stanowią kompletną bazę wiedzy i najważniejsze źródło wiedzy dotyczące istniejących w firmie dokumentów.
System informatyczny – ergonomia dostępu do dokumentów
Tak uporządkowana struktura nie może istnieć bez odpowiedniego systemu informatycznego. Jest on niezbędnym elementem biblioteki procedur, umożliwiającym uporządkowanie dokumentów, ale również gwarantującym ergonomiczny dostęp dla wszystkich pracowników. Elektroniczny, centralny system gwarantuje wgląd do najnowszej, aktualnie obowiązującej wersji danego dokumentu.
Jednocześnie dokumenty są widoczne w formie artykułów i nie wymagają pobrania załączników. Mogą być wiązane ze sobą za pomocą linków, dzięki którym dostęp do bardziej szczegółowych danych znajdujących się w załącznikach (na przykład check-list) jest bardzo prosty. Zmian w dokumentach można dokonywać dzięki możliwości wprowadzenia uwag. Dodatkowo system pozwala na sterowanie uprawnieniami dostępu.
To wszystko sprawia, że w firmie wprowadza się ład organizacyjny oraz kontroluje, kto ma dostęp do jakich dokumentów. Jedno, centralne miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty, skraca czas ich wyszukiwania oraz minimalizuje ryzyko ich utraty. Co więcej, korzyści z biblioteki procedur zyskują zarówno osoby zarządzające, doświadczeni pracownicy, jak i osoby nowo zatrudnione.
Korzyści dla pracowników płynące z wdrożenia biblioteki procedur
Ład organizacyjny wpływa pozytywnie na całościowe funkcjonowanie firmy. Niesie ze sobą szereg korzyści dla pracowników oraz managerów. W przypadku kadry zarządzającej jednolity standard wykonywania procesów umożliwia łatwiejsze i szybsze przygotowanie zestawień wyników lub prognoz. Dzielenie się wiedzą, jest korzystne także dla stałych pracowników, którzy często nie posiadają informacji na temat sposobu działania jednej osoby, która jako jedyna wykonuje określone procedury. Wówczas może dojść do sytuacji, kiedy nieobecność jednej osoby wpłynie na proces realizacji zadań. Wdrożenie biblioteki procedur może temu zapobiec – każdy z pracowników będzie miał wgląd do informacji, które umożliwią zrealizowanie zadań leżących dotychczas w gestii jednej z osób.
Procedury, instrukcje i formularze to również doskonały materiał szkoleniowy dla nowych pracowników. Jasne wytyczne umożliwią szybsze rozpoczęcie pracy, bez konieczności długotrwałego wdrożenia. Dzięki temu bardziej doświadczeni pracownicy nie muszą poświęcać swojego czasu na szkolenie – biblioteka procedur optymalizuje proces wdrażania nowego pracownika.
Biblioteka procedur to nie tylko ład organizacyjny
Oczywiście największą korzyścią dla firmy jest wprowadzenie porządku w dokumentacji, a tym samym uniknięcie sytuacji, w której poszukiwanie odpowiedniego pisma wiąże się z niepotrzebną stratą czasu. Wzrasta również odpowiedzialność pracowników za konkretne zadania, zadowolenie z pracy, a także decyzyjność. Ograniczone zostają koszty szkoleń, a wiedza przestaje należeć do pojedynczych jednostek. Poprawia się efektywność pracy, a w przypadku otwarcia nowych oddziałów nie ma wątpliwości, w jaki sposób powinien pracować.
Budowa firmowej biblioteki procedur niesie ze sobą wiele korzyści – i to dla wszystkich członków organizacji.
