Zakładowy plan kont – poznaj jeden z filarów firmowej rachunkowości
Prawidłowe prowadzenie księgowości firmowej to podstawa funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Należy przy tym pamiętać, że w ramach całego systemu rachunkowości wykorzystuje się wiele narzędzi. Jedną z ważniejszych części składowych tego systemu jest zakładowy plan kont, według którego w określonych przypadkach księguje się poszczególne operacje finansowe w firmie, dostarczając przy tym niezbędnych informacji do zarządzania organizacją oraz umożliwiając dokonywanie rozliczeń finansowych.
Czym jest plan kont
Rzetelnie, bezbłędne i bieżące prowadzenie księgowości to obowiązek wszystkich zarejestrowanych organizacji, zarówno tych prowadzących działalność gospodarczą, jak i tych, których jedynym przychodem są składki członkowskie. Niemniej jednak w przypadku firm będących na tzw. pełnej księgowości i prowadzących księgi handlowe muszą one posiadać zdefiniowany zakładowy plan kont, za pomocą którego dokonuje się rejestrowania zdarzeń gospodarczych, mających miejsce w przedsiębiorstwie oraz aktywów i pasywów. Jest to zatem dokument opisujący zasady przyjęte w organizacji w ramach polityki rachunkowości. Polska ustawa zezwala na korzystanie z dostępnych na rynku wzorcowych planów kont, dając jednocześnie możliwość ich modyfikacji, tak aby oddawać specyfikę działalność przedsiębiorstwa. Ważne żeby przy tym zachować główny cel, czyli prawdziwie i rzetelnie odzwierciedlenie w księgach operacji gospodarczych.
Prawidłowe opracowanie zakładowego planu kont wymaga aby zawierał on:
- wykaz kont księgi głównej (syntetyka),
- schemat tworzenia i działania kont pomocniczych (analitycznych),
- metodę klasyfikacji do poszczególnych grup kont analitycznych,
- powiązania ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej,
- zasady wyceny rzeczowego majątku obrotowego,
- metody amortyzacji wykorzystywane w przedsiębiorstwie.
Konta syntetyczne a konta analityczne
Jak widać podstawowy podział kont w ramach zakładowego planu kont rozróżnia je na:
- syntetyczne, czyli konta księgi głównej - ujmujące zbiorcze zapisy operacji dotyczących całych środków gospodarczych i źródeł ich pochodzenia, a co za tym idzie można z nich uzyskać informacje, które są wykazywane w bilansie i innych sprawozdaniach,
- analityczne, inaczej zwane kontami pomocniczymi do kont głównych - służące do uszczegółowienia i doprecyzowania zapisów księgowych zawartych w ramach kont syntetycznych. Należy przy tym pamiętać, że łączna suma obrotów i sald obu tych kont powinna być zgodna.
Bez względu na to czy tworzenie zakładowego planu kont zrealizujemy w ramach wewnętrznego działu księgowości, czy też zadanie to wykona dla nas doświadczone biuro rachunkowe, takie jak Ammes sp. z o.o., powinniśmy mieć świadomość, że obowiązuje tu zasada, że konta ujęte w planie grupowane są w zespoły kont, które cechuje jednorodna lub zbliżona treść ekonomiczna oraz podobny sposób ich funkcjonowania i jest to podporządkowane wymogom sprawozdawczości zewnętrznej. Zazwyczaj konta objęte zakładowym planem obejmują 9 zespołów kont, z których każdy zespół ma swoją nazwę:
- zespół 0 - Aktywa trwałe,
- zespół 1 - Środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkoterminowe aktywa finansowe,
- zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia,
- zespół 3 - Materiały i towary,
- zespół 4 - Koszty według rodzajów i rozliczenie,
- zespół 5 - Koszty według typów działalności i ich rozliczenie,
- zespół 6 - Produkty i rozliczenia międzyokresowe,
- zespół 7 - Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem,
- zespół 8 - Kapitały własne, fundusze specjalne, wynik finansowy.
Zakładowy plan kont to niezwykle ważne narzędzie w firmowej polityce rachunkowości, zaś zawarte w nim treści mają ogromny wpływ nie tylko na sposób prowadzenia ewidencji księgowej oraz jej pracochłonność, ale również na jej jakość i potencjał informacyjny.
