Przeglądy i serwis kas fiskalnych – jak zadania te realizują specjaliści z firmy Contact Service?
Kasy fiskalne, jako urządzenia pozwalające na rejestrowanie transakcji, na stałe wpisały się w biznesową rzeczywistość większości firm działających na naszym rynku. Warto jednak pamiętać, że przedsiębiorcy posiadający obowiązki ewidencjonowania obrotów przy użyciu kasy fiskalnej, wydawania paragonów, czy drukowania raportów fiskalnych, muszą również zadbać o serwisowanie i realizowanie regularnych przeglądów technicznych tego typu urządzeń, przy czym czynności te muszą wykonywać specjaliści posiadający odpowiednie uprawnienia, tak jak ma to miejsce w przypadku firmy Contact Service Zakład Elektroniczny Lech Kowalewski.
Kilka słów o przeglądach kas fiskalnych, wykonywanych przez Contact Service
Kasy fiskalne to obecnie element nierozerwalnie związany przede wszystkim z działalnością firm o charakterze handlowo – usługowym. Nie należy przy tym też zapominać, że przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej, oprócz ewidencjonowania transakcji, zobligowany jest również do zapewnienia sprawności sprzętu, co jednak wymaga przeprowadzania regularnych przeglądów technicznych i podejmowania czynności serwisowych, które wykonywać mogą tylko uprawnione do tego firmy, takie jak Contact Service Zakład Elektroniczny Lech Kowalewski. Dodatkowo warto wspomnieć, że jak mówi przedstawiciel firmy Contact Service –
Obsługa techniczna kasy fiskalnej przyporządkowana jest do serwisu, który dane urządzenie fiskalizował, a co za tym idzie zmiana serwisanta przez podatnika w trakcie użytkowania kasy wiąże się dużą ilością formalności i zgłoszeń np. do US oraz z dodatkowymi kosztami. Contact Service Zakład Elektroniczny pomaga w wypełnieniu tych formalności. Wybór stałego serwisanta łączy się z wyborem firmy, w której serwis sprawnie działa, dostarcza firmowe materiały eksploatacyjne, nowy sprzęt oraz potrafi kompetentnie doradzić. Nie należy również zapominać, że według obowiązujących przepisów, kasy fiskalne (tradycyjne, jak i kasy online) należy poddawać przeglądowi technicznemu u uprawnionego serwisanta nie rzadziej niż co dwa lata, zaś sam przegląd musi objąć czynności wskazane w odpowiednim rozporządzeniu. W związku z tym zakres działań serwisanta obejmuje najczęściej:
sprawdzenie stanu wszystkich plomb kasy i zgodności ich z zapisem w książce serwisowej oraz dokumentacją serwisu kasy,
sprawdzenie poprawnego działania wyświetlacza, mechanizmu drukującego i klawiatury,
sprawdzenie stanu pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego,
kontrola poprawności działania kasy w zakresie emisji dokumentów fiskalnych oraz weryfikacja czytelności dokumentów drukowanych przez kasę,
odczyt kopii elektronicznej i test stanu technicznego modułu zasilania awaryjnego,
określenie stanu obudowy oraz wyświetlacza,
weryfikacja poprawności numeru ewidencyjnego, zapisów z książki serwisowej i dokumentacji serwisu kasy,
kontrola programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji, zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisową kasy,
dokonanie odpowiedniego wpisu do książki kasy i wpięcie kopię faktury za tę usługę (jest to istotne w razie kontroli Urzędu Skarbowego),
poinformowanie US właściciela kasy o dokonanym przeglądzie w raporcie miesięcznym.
Najważniejszym założeniem przeglądu kas fiskalnych jest zarówno sprawdzenie i kontrola ich poszczególnych podzespołów, jak również wykrycie ewentualnej ingerencji osób trzecich w strukturę urządzenia. Niemniej jednak warto również pamiętać, że specjaliści z firmy Contact Service wykonują też przeglądy techniczne kasy fiskalnej w przypadku, gdy została ona utracona, np. z powodu kradzieży, a następnie odzyskana i wdrożona do ponownego ewidencjonowania lub jeśli podatnik uzyskał kasę fiskalną na bazie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej podobnej umowy.
Dodatkowe czynności serwisowe
Kasy fiskalne, choć stanowią wyjątkowo trwałe urządzenia, to także one ulegają awariom, zarówno mechanicznym, jak i systemowym, przy czym próby naprawy sprzętu na własną rękę nie są wskazane i najczęściej przynoszą one więcej szkody niż pożytku. Dlatego też jeśli poza przeglądami technicznymi pojawi się problem z tego typu urządzeniami, jak najszybciej warto odwiedzić serwis kas fiskalnych, taki jak Contact Service, gdzie zatrudnieni tam specjaliści ustalą przyczynę usterki i dokonają stosownych napraw.
Pamiętajmy, że każda kasa ma założoną specjalną plombę, która zabezpiecza przed otwarciem przez osobę nieautoryzowaną (uprawnionego serwisanta), a jej usunięcie, np. przez podatnika w celu samodzielnego "naprawienia" kasy, może skończyć się kłopotami z US, wysoką grzywną, a w przypadkach ekstremalnych nawet sprawą karną.
Najczęstszymi przyczynami awarii są czynniki zewnętrzne, takie jak: uszkodzenie mechaniczne, zalanie, zanieczyszczenie, przegrzanie czy przepięcie. Do najczęstszych awarii z jakimi do Contact Service zgłaszają się posiadacze kas fiskalnych, zaliczyć należy różnego rodzaju dysfunkcje pojedynczych elementów składowych (np. awarie pokrywy kasy fiskalnej, mechanizmu drukującego czy też wyświetlacza), utrata danych, brak możliwości tworzenia kopii zapasowych oraz problemy z obsługą karty SD lub problemy z komunikacją z urządzeniami zewnętrznymi, uszkodzenia modułu fiskalnego, a także zużycie akumulatora głównego.
Sprawne i prawidłowo działająca kasy fiskalne to niezwykle istotny element funkcjonowania wielu firm. Dlatego też nie należy bagatelizować zarówno regularnych przeglądów technicznych, jak i doraźnych czynności serwisowych, a przede wszystkim wszystkie tego typu zadania należy zlecać doświadczonym serwisantom, posiadającym odpowiednią wiedzę i doświadczenie oraz uprawnienia, tak jak ma to miejsce w przypadku firmy Contact Service.
