Jak prowadzić dokumentację urlopową, podpowiadają specjaliści z biura rachunkowego Księgowość Podatkowa Katarzyna Grochowska
Rzetelne prowadzenie dokumentacji osobowej w kwestiach związanych ze stosunkiem pracy, to jeden z wielu obowiązków przedsiębiorców zatrudniających pracowników. Nie należy przy tym zapominać, że wśród wszystkich elementów, które powinny pojawić się w tego typu dokumentacji, jednym z najważniejszych jest ewidencja czasu pracy pracownika, a zwłaszcza część dotycząca urlopów wypoczynkowych, której prowadzenie, podobnie jak całej dokumentacji kadrowej, wymaga odpowiedniej wiedzy, dlatego też warto zadanie to powierzyć specjalistom z biura rachunkowego Księgowość Podatkowa Katarzyna Grochowska.
Jak to jest z dokumentacją urlopową
Podjęcie pracy przez pracownika to nie tylko obowiązki, ale także prawa, w tym także prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. Warto jednak pamiętać, że w zależności od stażu pracy, jej wymiaru, a także uprawianego zawodu, wymiar urlopu może być zróżnicowany, przy czym pracodawca musi posiadać stosowne wykazy/ewidencje, dokumentujące stan urlopów wypoczynkowych, na podstawie których możliwe będzie ustalenie, czy urlopy tego typu wykorzystywane są zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Nie da się jednak ukryć, że prowadzenie dokumentacji urlopowej to dość wymagające zadanie, które dodatkowo obwarowane jest szeregiem wymogów prawnych, dlatego też pomoc oferują tu firmy świadczące obsługę w zakresie księgowości i rachunkowości, w tym także specjaliści z Księgowość Podatkowa Katarzyna Grochowska - biuro rachunkowe. Warto o tym pamiętać, gdyż od 1 stycznia 2019 r. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, stanowią odrębny rodzaj dokumentacji pracowniczej prowadzonej obok ewidencji czasu pracy, oddzielnie dla każdego pracownika, przy czym pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo ustawodawca wydłużył do 10 lat czas przechowywania tego typu dokumentacji (przed 1 stycznia 2019r były to 3 lata). Nie należy przy tym zapominać, że w ewidencji związanej z urlopem wypoczynkowym powinny znaleźć się wszystkie wnioski urlopowe (nie tylko te realnie wykorzystane przez pracownika, ale również dokumenty dotyczące przesunięcia terminu urlopu czy odwołania z niego pracownika).
Warto przy tym wspomnieć, że specjaliści z biura rachunkowego Księgowość Podatkowa Katarzyna Grochowska prowadząc tego typu ewidencję gromadzą w ten sposób dokumentację dotyczącą urlopów wypoczynkowych, co wynika faktu, że dokumenty związane z innymi rodzajami urlopów (urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy, urlop bezpłatny itp.) gromadzone są w oddzielnej części (część B) akt osobowych danej osoby.
Dokumentacja urlopowa w rękach fachowców
Zmiany wprowadzone w przepisach, które weszły w życie w dniu 1 stycznia 2019r, sprawiły że prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym także dokumentacji urlopowej ma bardziej sformalizowany i skategoryzowany charakter. Dlatego też warto tego typu zadania powierzyć doświadczonym fachowcom z biura rachunkowego Księgowość Podatkowa Katarzyna Grochowska, dzięki czemu uzyskujemy kompleksową obsługę kadrową, gdzie dokumentacja tworzona i przechowywana jest z zachowaniem wymogów poufności, integralności i spójności, kompletności oraz dostępności, a co za tym idzie dokumentacja prowadzona w postaci papierowej jest odpowiednio zabezpieczona przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych, zaś dokumentacja w formie elektronicznej jest przechowywana w odpowiednio zabezpieczonych systemach teleinformatycznych.
Kwestie gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej, a co za tym idzie także tworzenie ewidencji dotyczącej urlopów, są zbyt ważne dla funkcjonowania firmy (wykorzystywane są one również do celów sądowych), aby je bagatelizować i prowadzić w nieumiejętny lub niedbały sposób. Dlatego też prowadząc firmę zatrudniającą pracowników warto skorzystać z kompleksowej pomocy kadrowo-księgowej oferowanej przez Biuro rachunkowe - Księgowość Podatkowa Katarzyna Grochowska.
