Dlaczego warto mieć w firmie system accountingowy?
Wiele firm zmaga się z problemem rosnących kosztów druku i niedostatecznym zabezpieczeniem dostępu do procesów wytwarzania i obiegu dokumentów. Remedium na te bolączki jest oprogramowanie do monitorowania obiegu dokumentów w firmie i kontroli wydatków na druk. Przedstawiamy możliwości i korzyści, które są następstwem wdrożenia nowoczesnych systemów accountingowych.
Przykładem systemów do monitorowania środowiska druku są SafeQ, uniFLOW i PaperCut MF. Dzięki nim można w pełni kontrolować obieg dokumentów – procesy przetwarzania oraz koszty wszystkich operacji.
Jakie możliwości oferuje system accountingowy?
Accounting to w uproszczeniu rachunkowość, czyli rejestrowanie, zliczanie i klasyfikowanie określonych operacji. W przypadku systemów zarządzania środowiskiem druku chodzi o zliczanie wykonanych wydruków, kopii i skanów, a także monitoring wszystkich działań użytkowników. Oto najważniejsze możliwości systemów accountingowych:
- scentralizowane zarządzanie środowiskiem druku – wszystkimi maszynami, które tworzą środowisko druku w firmie, można zarządzać z poziomu urządzenia mobilnego: zmiana ustawień nie wymaga fizycznej obecności przy kopiarce czy drukarce,
- uwierzytelnianie – dostęp do urządzeń drukujących jest możliwy tylko po uwierzytelnieniu przy użyciu karty zbliżeniowej, kodu PIN, czytnika biometrycznego, loginu i hasła lub kombinacji tych metod, dzięki czemu można zminimalizować ryzyko dostania się dokumentów w niepowołane ręce – w efekcie zmniejsza się liczba niepotrzebnych wydruków (zadanie oczekujące w kolejce nie zostanie wykonane bez autoryzacji) i rośnie kontrola nad dostępem do zasobów informatycznych (każdy użytkownik ma ściśle określone prawa do drukowania, kopiowania i skanowania),
- automatyczna optymalizacja procesów druku – rozbudowane oprogramowanie do obiegu dokumentów, takie jak system SafeQ, pozwala na korzystanie z reguł (wstępnie zdefiniowanych i stworzonych przez administratora), których działanie polega np. na automatycznej zamianie druku w kolorze na druk czarno-biały lub jednostronnego na dwustronny,
- drukowanie mobilne – oprogramowanie do druku mobilnego pozwala na wysyłanie plików do druku z poziomu dowolnego urządzenia z dostępem do internetu – można to zrobić równie łatwo z sąsiedniego pomieszczania, jak i dowolnego miejsca na świecie,
- bieżący monitoring wszystkich procesów – wszystko, co dzieje się w środowisku druku, jest widoczne w systemie: administrator ma bieżący wgląd w każdy proces i każde działanie użytkowników, może śledzić stan maszyn, lokalizować dokumenty zgromadzone na dyskach twardych poszczególnych urządzeń i zarządzać ich przepływem,
- rozbudowane raportowanie i kontrola wydatków – systemy accountingowe umożliwiają tworzenie wstępnie zdefiniowanych i niestandardowych raportów, przeznaczonych np. dla zarządu firmy, raportów ekologicznych (ukazujących zakres oszczędności zasobów) oraz analiz trendów długoterminowych – administrator może w każdej chwili sprawdzić koszty druku, które generuje cały system, wybrany dział lub konkretny użytkownik.
Systemy accountingowe mogą automatycznie informować zarządcę o stanie urządzeń, raportować na temat aktywności użytkowników i wysyłać alerty w przypadku stwierdzenia prób nieuprawnionego dostępu do systemu. Można zdefiniować katalogi lub adresy e-mail, pod które będą wysyłane alerty i raporty.
Inteligentna optymalizacja kosztów druku
W wielu firmach koszty druku ciągle są szacowane na podstawie ogólnego zużycia papieru i materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek. O wadach takiego modelu monitorowania środowiska druku mówi specjalista z firmy DKS w Poznaniu, oferującej urządzenia biurowe: – Znając wyłącznie ogólne wydatki na druk, nie można odpowiedzieć na pytania o to, które procesy, które działy w firmie lub użytkownicy mają w nich największy udział. Jeżeli brakuje wymienionych danych, to próba optymalizacji środowiska druku sprowadza się najczęściej do proporcjonalnego cięcia wydatków. To mało skuteczna metoda. Omija ona istotę problemu, czyli ograniczenie lub eliminację procesów, które generują wysokie koszty i nie przynoszą wymiernych efektów ekonomicznych. Jednocześnie może doprowadzić do zakłóceń w pracy działów, które potrzebują dużej ilości wydruków do realizacji strategicznych celów. Wdrożenie systemu accountingowego pozwala uzyskać wgląd w faktyczne koszty poszczególnych działań i zastosować inteligentną optymalizację wydatków. Polega ona na wskazywaniu miejsc powstawania kosztów i redukcji marnotrawstwa. Dzięki temu można uzyskać realne oszczędności, a jednocześnie nie ograniczyć działań istotnych dla działalności podstawowej przedsiębiorstwa.
Największą zaletą systemów accountingowych jest bieżący monitoring procesów druku i ich kosztów. Zapewniają one maksymalny komfort drukowania, a jednocześnie podnoszą standardy zabezpieczenia dokumentów firmowych przed nieautoryzowanym dostępem.
