Czym jest ewidencja czasu pracy, kto musi ją prowadzić i jak może pomóc w tym Kancelaria Księgowa Krystosiak i Wspólnicy Sp. z o.o.?

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami, wśród których dużą część stanowi prowadzenie odpowiednich dokumentacji, które są wymagane przez różne instytucje. Zaczynając od pamiętania o tym, co i kiedy należy zapisywać, kończąc na tym, że każdy dokument trzeba wypełniać zgodnie z określonymi normami, a następnie przechowywać. Zadań w tym zakresie nie brakuje, a szczególnie w firmach, które zatrudniają pracowników. Pomocne mogą okazać się usługi Kancelarii Księgowej Krystosiak i Wspólnicy Sp. z o.o., która może wesprzeć pracodawcę w prowadzeniu ewidencji pracy i wielu innych kwestiach.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to jeden z podstawowych i bardzo istotnych obowiązków każdego pracodawcy. Zakres przepisów dotyczących tego zagadnienia jest szeroki i stale ulepszany, ze względu na trwające od lat szeregi naruszeń, które uderzają w pracowników. W celu ochrony pracowników, a także między innymi pośrednio ułatwienia i usystematyzowania dalszych działań związanych z przepracowanym czasem, wprowadzony został obowiązek prowadzenia ewidencji.

Zapisy ewidencji czasu pracy powinny zawierać szereg określonych w Rozporządzeniu  Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej elementów, a należą do nich:

• liczba przepracowanych przez każdego godzin;
• godzina rozpoczęcia oraz zakończenia pracy;
• liczba godzin przepracowanych w porze nocnej;
• liczba wykonanych nadgodzin;
• czas pracy w niedzielę i święta;
• czasu pracy w dni wolne od pracy, wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy.

Ponadto pracodawca ma również obowiązek dokumentowania urlopów, dyżurów, zwolnień z pracy oraz jakichkolwiek usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności. Celem takich działań jest między innymi weryfikacja przestrzegania prawa pracowników do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku w trakcie doby.

Wraz z ewidencją powinny być przechowywane wszelkie dokumenty dotyczące informacji w niej zawartych, takie jak zwolnienia, czy też wnioski pracownika o udzielenie zwolnienia z jakiegoś powodu, a także wnioski urlopowe.

Konsekwencje wynikające z braku ewidencji lub nieprawidłowego prowadzenia

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem każdy pracodawca, który zatrudnia przynajmniej jednego pracownika bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy, czyli zarówno na umowie o pracę, jak i zleceniu, czy powołaniu. Kancelaria Księgowa Krystosiak i Wspólnicy Sp. z o.o. może zająć się dopilnowaniem i prowadzeniem zgodnie z wymogami całej potrzebnej ewidencji.

Kodeks pracy określa, że brak ewidencji lub jej nieprawidłowe prowadzenie jest naruszeniem praw pracownika co skutkować może interwencją inspektora pracy. W przypadku wykrycia naruszania przepisów może on zwrócić się z wnioskiem o rozpoczęcie prowadzenia prawidłowej dokumentacji, jednak jest to wersja optymistyczna. W innym wypadku może on nałożyć na pracodawcę mandat w wysokości do 2000 zł, a nawet wystąpić jako oskarżyciel publiczny do sądu grodzkiego o nałożenie kary grzywny, która może wynosić nawet 30 000 złotych. Istnieje również możliwość zauważenia podczas kontroli oznak fałszowania dokumentacji, co może być przesłanką do wystąpienia z wnioskiem o podejrzenie przestępstwa do prokuratora, a taka sytuacja w zależności od klasyfikacji może zakończyć się wyrokiem pozbawienia lub ograniczenia wolności nawet do 5 lat.