Czym grozi niedotrzymanie obowiązku archiwizacji dokumentów?

Archiwizacja dokumentów to jeden z obowiązków osób prowadzących działalność gospodarczą. Istnieje szereg przepisów wskazujący na to, jak długo poszczególne rodzaje dokumentów mają być przechowywane. Po wskazanym terminie należy zniszczyć je w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Jest to obowiązek, którego nie można bagatelizować. Co grozi za niewłaściwą archiwizację i czy warto zlecić ją specjalistycznej firmie?

Jakie są zasady dotyczące prowadzenia dokumentacji firmowej?

Dokumentację firmową należy prowadzić w sposób przejrzysty, a przede wszystkim zgodny z obowiązującymi przepisami. Musi być nie tylko odpowiednio gromadzona, ale też zabezpieczona. W razie kontroli, czy konieczności dotarcia do danego dokumentu, proces ten musi być prosty i odbywać się w krótkim czasie.

Jaką grzywnę można otrzymać za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z Kodeksem Pracy obowiązkiem przedsiębiorcy jest prowadzenie indywidualnej dokumentacji dotyczącej każdego pracownika. Zawartość akt i sposób ich prowadzenia również są uregulowane prawnie. Osoby, które nie spełnią tego obowiązku, mogą otrzymać grzywnę w wysokości od 1000 do 30000 złotych. Może być ona nałożona również w przypadku, gdy akta są prowadzone, jednak nie w sposób zgodny z rozporządzeniem oraz gdy nie są przechowywane przez odpowiedni okres.

Co grozi w przypadku nieprawidłowej archiwizacji dokumentów księgowych?

Obowiązek archiwizacji dokumentów dotyczy również dokumentów księgowych. Zgodnie z ordynacją podatkową księgi rachunkowe należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorstwa bądź uprawnionego podmiotu. Archiwizacja ta ma na celu spełnienie zasady integralności, czytelności i autentyczności. Firmy, które nie będą poprawnie archiwizować ksiąg podlegają karze grzywny do 720 stawek dziennych. Mogą być też pociągnięte do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Jak uchronić się przed otrzymaniem grzywny za nieprawidłową archiwizację dokumentacji?

Aby mieć pewność, że wszystkie dokumenty są archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, obowiązek ten można przekazać profesjonalistom, np. firmie Strefa Surowców Wtórnych z Mińska Mazowieckiego. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu, który należy przekazać na zapoznanie się z różnymi ustawami i rozporządzeniami oraz na śledzenie zmian w przepisach. Firmie można przekazać archiwizację dokumentów podatkowych, pracowniczych, zgłoszeniowych, inwentaryzacyjnych i rozliczeniowych.