Co powinniśmy wiedzieć na temat prowadzenia dokumentacji kadrowej?
Każdy kto prowadzi własne przedsiębiorstwo musi pamiętać o prowadzeniu dokumentacji kadrowej, która jest obowiązkowa bez względu na ilość zatrudnionych w danej firmie osób. Sprawdźmy zatem czego dokładnie dotyczy dokumentacja kadrowa a także kto może pomóc nam przy jej prawidłowym prowadzeniu. Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem na ten temat.
Kto musi prowadzić dokumentację kadrową?
Prowadzenie dokumentacji kadrowej (czy też akt osobowych bądź dokumentacji pracowniczej) jest obowiązkiem każdego pracodawcy, który zatrudnia w swojej firmie osoby na podstawie umowy o pracę. Warto pamiętać, iż obowiązek ten zupełnie nie dotyczy osób zatrudnianych na podstawie innego rodzaju umów.
Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
W skład pełnej dokumentacji pracowniczej wchodzą dwa elementy takie, jak:
- Dokumentacja płacowa - Są to wszystkie akta, które dotyczą wypłacanego wynagrodzenia. Obowiązkiem pracodawcy w tej kwestii jest prowadzenie imiennej karty wypłacanego wynagrodzenia dla pracownika oraz innych wypłacanych świadczeń a także kartę ewidencji czasu pracy.
- ·Dokumentacja osobowa - Jest to rodzaj dokumentacji, która zawiera zarówno akta osobowe jak i różnego rodzaju dokumenty takie, jak rejestry (na przykład wypadków), kartoteki czy ewidencję (np. czasu pracy).
Podział dokumentacji osobowej
Dokumentacja osobowa dzieli się na trzy odrębne rodzaje i jest to określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1996 roku, a wyróżniamy wśród nich:
- Część A - Jest to rodzaj teczki, w której znajdują się wszystkie dokumenty, które składaliśmy podczas ubiegania się o zatrudnienie w danej firmie, czyli między innymi kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy a także wszelkie zaświadczenia dotyczące ukończenia kursów oraz oczywiście świadectwo ukończenia szkoły.
- Część B - W tej części teczki znajdują się dokumenty, które uzyskaliśmy już podczas pracy w danej firmie i składają się na nie na przykład świadectwo ukończenia kursu BHP oraz informacje o urlopie wychowawczym.
- ·Część C - Tutaj przechowywać należy wszystkie dokumenty, które dotyczą zakończenia współpracy z pracownikiem takie, jak na przykład wypowiedzenie umowy, dokumentacja z okresowych badań lekarskich oraz kopia świadectw pracy.
Komu zlecić prowadzenie dokumentacji kadrowej?
Prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowej warto powierzyć kompetentnym osobom takim jak zatrudnieni w firmie Wynik, którzy specjalizują się w prowadzeniu kompleksowych usług księgowych dla firm.
