W jaki sposób wybrać dobre miejsce do organizacji firmowej konferencji

Według poradników, z którymi możemy się spotkać, organizacja udanej konferencji składa się z trzech strategicznych kroków, które omówimy w niniejszym artykule. Wybierając salę na konferencję, szkolenie lub inny event, czasem zwracamy uwagę tylko na lokalizację obiektu oraz ilość miejsca. Czym powinniśmy się kierować, wybierając salę do zorganizowania konferencji firmowej?

Określenie celu spotkania

Pierwszy krok to określenie celu spotkania - co dokładnie chcemy dzięki niemu osiągnąć? Inaczej będzie wyglądała firmowa konferencja dla pracowników (na przykład z filii, które znajdują się w innych miastach), a inaczej będzie wyglądała konferencja dla klientów. Może to być konferencja, która ma za zadanie podniesienie kwalifikacji pracowników i wymianę poglądów, doświadczeń, albo konferencja, podczas której będziemy chcieli zaprezentować profil naszej firmy. Powinniśmy przygotować plan wydarzenia. Wtedy dopiero możemy rozpocząć poszukiwanie właściwego miejsca. Możemy w tym celu skorzystać z portali branżowych, czy katalogów obiektów.

Przesłanie zapytań

Kiedy już wybierzemy kilka obiektów, które mogłyby być według nas dobrym miejscem na organizację konferencji, warto przesłać zapytanie. Tworząc je, powinniśmy się kierować scenariuszem imprezy. Upewnijmy się, jakie są pokoje w ofercie hotelu i ile ich jest. Jakie posiłki proponuje hotelowa gastronomia oraz przede wszystkim, jakie są sale konferencyjne do wynajęcia. Określmy, czy potrzebujemy jednej dużej sali przez cały czas trwania konferencji, czy może kilka mniejszych sal (praca w grupach). Wynotujmy, z jakiego sprzętu audiowizualnego będziemy korzystać, czy potrzebujemy rzutnika LCD, tablicy suchościeralnej, czy na przykład tablicy ze zdzieralnym papierem. Czy w czasie konferencji będą przerwy (na przykład na bufet kawowy)?

Wizyta w potencjalnym miejscu

Często zdarza się, że klienci odwiedzają potencjalne miejsce konferencji - dowiadujemy się w Hotelu Orańskim Stara Morawa. Klienci mogą naocznie przekonać się, jak dokładnie wygląda dojazd do hotelu, jak położony jest obiekt, jak wygląda otoczenie i wnętrza obiektu. Szczególnie zależy nam zwykle na zapoznaniu się z salami konferencyjnymi i zapleczem technicznym. Możemy zobaczyć na przykład, czy miejsce przed salą wystarczy gromadzącym się uczestnikom, jaki jest układ sali i czy sala jest wystarczająco widna. Możemy przekonać się także, czy zachowany jest wystarczający komfort akustyczny sali.