Jakie obowiązki ma administrator nieruchomości?
Mieszkaniec budynku wielorodzinnego lub najemca pomieszczeń w biurowcu najczęściej nie musi troszczyć się o przeciekający dach czy niesprawną kanalizację. Obecnie wiele takich budynków właściciele oddają pod nadzór wynajętych firm, które pełnią funkcję administratora nieruchomości. Jakie są jego obowiązki i czego może oczekiwać od niego osoba, która zajmuje lokal w budynku?
Zarządca czy administrator?
Podstawową kwestią, którą należy rozstrzygnąć podczas opisywania obowiązków administratora nieruchomości, jest odróżnienie tej postaci od osoby zarządcy. Na rynku usługowym można dziś spotkać firmy, takie jak Biz. Administracja i zarządzanie nieruchomościami, których specjalnością jest zarówno jedna, jak i druga rola. Oba te pojęcia często są mylone ze sobą, a administrator budynku bywa utożsamiany z zarządcą. W rzeczywistości ta druga funkcja jest znacznie szersza i zarazem bardziej ogólna.
Zarządca, zgodnie z nazwą, zarządza majątkiem właściciela nieruchomości, a także podejmuje decyzje i działania, których celem jest bezpieczne i zgodne z przeznaczeniem użytkowanie obiektu. Do zadań zarządcy należy m.in.:
- okresowa analiza stanu nieruchomości,
- planowanie inwestycji finansowych w nieruchomość (remonty, rozbudowa, unowocześnienia),
- planowanie realizacji założeń, jakie przyjął właściciel.
W zakres obowiązków zarządcy wchodzi też bieżące administrowanie budynkiem.
Kim jest administrator nieruchomości i jakie są jego obowiązki?
Administrowanie nieruchomością odnosi się do załatwiania bieżących spraw i wykonywania czynności niezbędnych do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przeznaczeniem funkcjonowania obiektu. Funkcję administratora można więc uznać za formę zarządzania, ale w ograniczonym zakresie. Dotyczy ona jedynie spraw bieżących, jak utrzymanie czystości na terenie obiektu, pobieranie czynszu, prowadzenie korespondencji czy usuwanie wszelkich usterek i awarii. Przykładowo, to zarządca decyduje o potrzebie wymiany pokrycia na nieszczelnym dachu, a administrator podejmuje decyzję o inwestycji w nowe żarówki na klatkach schodowych czy naprawę domofonu.
Do obowiązków administratora zaliczają się:
- przygotowywanie spisu lokatorów oraz jego stała aktualizacja,
- prowadzenie książki obiektu i dokumentacji technicznej,
- organizacja zebrań mieszkańców,
- prowadzenie małej księgowości,
- pilnowanie terminów przeglądów okresowych, zlecanie tych przeglądów oraz nadzór nad ich przebiegiem,
- nadzorowanie prac konserwacyjnych i naprawczych,
- kontrola stanu technicznego budynku,
- nadzorowanie porządku w budynku i na terenie posesji,
- kontrola realizacji umów na dostarczanie mediów, wywóz śmieci itp.
- stała współpraca z zarządem.
Firmy, które zajmują się administrowaniem nieruchomości, oferują szeroki zakres usług obejmujących księgowość, administrowanie obiektem oraz wsparcie techniczne. Najczęściej ich wykonaniem zajmuje się kilka działów firmy. Podział obowiązków sprzyja wykonywaniu ich przez fachowców, co jest szczególnie istotne w przypadku księgowości czy działu technicznego. Dysponując szerokim zapleczem specjalistów, firmy zajmujące się usługowo administrowaniem mogą tym samym przejmować obowiązki w kilku obiektach i dla różnych zleceniodawców.
