Sztuka wyboru. O czym pamiętać przy zakupie drukarki fiskalnej?

Drukarka fiskalna to jeden z podstawowych elementów wyposażenia punktów handlowo-usługowych. Bez sprzętu fiskalnego nie byłoby możliwe przeprowadzanie podstawowych operacji handlowych i związanych z nimi działań kontrolnych, dotyczących stanów magazynowych, stanu towarów na półkach oraz pracy zatrudnionych osób. Wydruki fiskalne są też niezbędne dla celów rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Co warto wziąć pod uwagę przed zakupem drukarki fiskalnej? Najważniejsze elementy wymieniamy poniżej.

Zapisywanie kopii paragonów

Każda drukarka fiskalna – prócz drukowania paragonu dla klienta – wykonuje również kopię na potrzeby wewnętrzne. Kopia ta może być drukowana na papierze (wówczas jedna rolka w kasie fiskalnej drukuje paragon dla klienta, a druga dla celów kopii) albo zapisywana na nośniku elektronicznym (zazwyczaj jest to karta pamięci). Wiele współczesnych modeli kas fiskalnych stawia na to drugie rozwiązanie. Rachunki przetrzymywane elektronicznie są znacznie prostsze w przechowywaniu. To dość istotne ułatwienie, zwłaszcza w kontekście ewentualnych kontroli Urzędu Skarbowego (paragony powinny być przetrzymywane w czytelnym stanie przez pięć lat podatkowych). Korzystanie z karty pamięci przekłada się także na mniejsze zużycie papieru i ogólne, niższe koszty eksploatacyjne urządzenia fiskalnego.

Możliwości w zakresie kodowania produktów

Każdy towar z asortymentu jest odpowiednio oznakowany i zaprogramowany w urządzeniu fiskalnym. Powstały system kodów PLU pozwala na sprawny obrót zasobami magazynowymi.

Ilość produktów podlegających programowaniu zależy od modelu danej drukarki fiskalnej. Generalnie nie warto nabywać urządzeń, które pozwolą zaprogramować nasze stany magazynowe na styk. O wiele korzystniej przyjąć pewien margines, który będziemy mogli wykorzystać na wypadek ewentualnego rozrostu oferty produktów i usług – objaśnia przedstawiciel firmy Grafix-Bis, oferującej wysokiej klasy kasy fiskalne stacjonarne i mobilne.

Długość pracy urządzenia fiskalnego

W myśl przepisów, każdy sprzęt fiskalny musi działać nieprzerwanie do momentu wydruku około dwustu paragonów. O żywotności urządzenia decyduje w głównej mierze jego akumulator. Ogólnie rzecz biorąc, akumulatorami o lepszej żywotności cechują się kasy mobilne. Urządzenia tego typu są w stanie wydrukować nawet kilka tysięcy paragonów, bez konieczności ładowania. Oferty sprzedażowe uwzględniają też drukarki fiskalne do użytku zewnętrznego – nadzwyczaj wytrzymałe, niezależnie od panujących warunków pogodowych.

Współpraca modułowa z innymi sprzętami

Drukarki fiskalne rzadko kiedy działają w oderwaniu od innych urządzeń i sprzętów. Najczęściej współpracują z komputerami i czytnikami kodów kreskowych. Możliwość dostępnych połączeń nie jest jednakowa i zależy od konkretnej kasy fiskalnej. Z tego względu warto od razu sprawdzić, jakie funkcje oferuje dany model. Tylko rozważny wybór sprawi, że będziemy zadowoleni z zakupu urządzenia fiskalnego i będzie nam ono służyć długi czas.