Rejestracja spółki z o.o. przez internet – wady i zalety

Jedną z form prowadzenia działalności gospodarczej jest spółka prawa handlowego. Zainteresowani mogą ją zarejestrować zarówno tradycyjnie, jak i przez internet. Jakie wady i zalety ma to drugie rozwiązanie?

Jest wiele powodów, dla których przyszli wspólnicy jako formę prowadzenia działalności gospodarczej wybierają właśnie spółkę prawa handlowego. Poza kwestią ekonomiczną pozostaje jeszcze odpowiedzialność za zobowiązania. W przypadku spółki z o.o. pociągnięcie do odpowiedzialności członków jej zarządu jest możliwe dopiero wówczas, gdy egzekucja w stosunku do spółki okaże się bezskuteczna.

Myślisz o założeniu spółki z o.o., ale – z uwagi na brak czasu lub konieczność przemierzenia połowy miasta – nie jesteś zainteresowany wizytą w sądzie rejestrowym? Alternatywą jest rejestracja spółki przez internet. Choć wydaje się, że takie rozwiązanie to znaczne uproszczenie i wyjście naprzeciw przyszłym przedsiębiorcom, to jednak nie można zapomnieć o jego minusach.

Nowocześnie od 2012 r., ale…

Od 2012 r. spółkę z o.o. można zarejestrować bez wychodzenia z domu – przez internet, korzystając z trybu S24. Choć specjaliści wskazują m.in. na oszczędność czasu, trzeba pamiętać, że zakładając spółkę w taki sposób po raz pierwszy, musisz wraz z ewentualnymi wspólnikami odpowiednio wcześniej przemyśleć wszystkie najważniejsze szczegóły. Istotne jest m.in. określenie wysokości kapitału zakładowego czy przedmiotu działalności. Gdy będziecie o tych szczegółach dyskutować na etapie wypełniania wniosku, procedura z pewnością się wydłuży.

Jakie główne korzyści można osiągnąć, decydując się na założenie spółki przez internet? Agnieszka Szostak-Zych, właścicielka biura Finance Solutions, która ma wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla firm, wskazuje na dwie płaszczyzny – oszczędność czasu (o ile przyszli wspólnicy przygotują się do wypełnienia wniosku w formie elektronicznej) i kwestię ekonomiczną. Jeżeli chodzi o główne wady, to sprowadzają się one do kwestii formalnych, a dokładniej do zmiany zapisów umowy powstałej spółki z o.o., dla której jest wymagane zachowanie formy aktu notarialnego.

Rejestracja spółki przez internet jest tańsza

Główna różnica między rejestracją spółki z o.o. w sposób tradycyjny a elektroniczny sprowadza się do tego, że w drugim przypadku nie jest konieczne umówienie się do notariusza, który sporządzi umowę spółki w formie aktu notarialnego. To, jaka kwota pozostanie w kieszeni potencjalnych wspólników, zależy od taksy notarialnej, uzależnionej od wysokości kapitału zakładowego. W przypadku minimalnej wysokości kapitału zakładowego notariusz pobierze ok. 200 zł. Dodatkowy koszt generuje także pobranie wypisów umowy spółki, a w przypadku zakładania spółki z o.o. drogą tradycyjną potrzebne są co najmniej 2 wypisy.

Kwestia ekonomiczna i możliwość poczynienia sporych oszczędności (zwłaszcza, gdy wartość kapitału zakładowego będzie znacznie wyższa niż wymagane minimum) to główne korzyści skłaniające do zainteresowania się właśnie takim sposobem rejestracji spółki z o.o.

Konieczny będzie elektroniczny podpis 

Elektroniczny podpis znacznie ułatwia kontakty z urzędami. Osoby zamierzające zarejestrować spółkę z o.o. nie zawsze takim dysponują. Będzie on jednak niezbędny (np. ePUAP). Stworzenie takiego wymaga założenia konta na odrębnym portalu (www.epuap.gov.pl). 

Aby korzystać z podpisu elektronicznego, niezbędne jest potwierdzenie Profilu Zaufanego. W tym przypadku nie obejdzie się bez wizyty w urzędzie – urzędnicy muszą zweryfikować poprawność danych i potwierdzić je z danymi widniejącymi na dokumencie tożsamości. Nie jest to jednak strata czasu, bo posiadanie podpisu elektronicznego ułatwia załatwianie wielu spraw formalnych. 

Co znajduje się w postanowieniach umowy spółki?

Choć korzyści ekonomiczne są istotnym czynnikiem, to nie mogą być jedyną przesłanką do rejestracji spółki z o.o. przez internet. Gdy zainteresowane osoby zdecydują się na standardowe zapisy w umowie powoływanego podmiotu, to modyfikacje – których należy dokonać również w formie aktu notarialnego – prawdopodobnie nie będą potrzebne. Co innego jednak, gdy wspólnicy spółki chcą zastosować nietypowe zapisy. Wówczas – prędzej czy później – będzie konieczne dokonanie niezbędnych zmian, za które będzie trzeba zapłacić.

Postanowienia, które zostaną zawarte w umowie spółki, są zatem kluczowe przy rozważaniu tradycyjnej i elektronicznej formy rejestracji spółek. To, co może wydawać się korzyścią z punktu widzenia potencjalnych wspólników spółki o standardowych zapisach w umowie rejestracyjnej, może być wadą dla osób decydujących się na rozbudowane i rzadko spotykane zapisy.

Rejestracja spółki z o.o. przez internet – czy to się opłaca?

Za pomocą przepisów ustawodawca reguluje m.in. kwestie związane z rejestracją spółek z o.o., a dynamiczna informatyzacja urzędów jest już faktem. Niestety, przygotowane formularze czy wdrożone rozwiązania wciąż nie zawsze przewidują wszystkie możliwości. Rejestracja spółki z o.o. przez internet ma swoje zalety i wady, a ostateczny rachunek zysków i strat zależy przede wszystkim od potrzeb przyszłych wspólników i zapisów, które znajdą się w postanowieniach umowy spółki. Te czynniki mają realny wpływ na kwestię finansową.