Przechowywanie akt pracowników
Po zatrudnieniu pracownika pracodawca musi założyć i prowadzić jego akta osobowe. Dostępu do zgromadzonych w nich dokumentów nie mogą mieć osoby postronne, np. inni pracownicy. Ponieważ prawo wymaga od pracodawców, aby przechowywali oni akta osobowe przez długi czas, pojawia się pytanie, gdzie powinno się je gromadzić. O ile pracodawca zatrudniający kilku pracowników nie będzie miał problemu z archiwizacją akt, to duże firmy owszem.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych to obowiązek pracodawcy
Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mają określoną pulę obowiązków. Jeżeli chodzi o pracodawców, to muszą oni m.in. przechowywać dokumentację pracowniczą. Wymóg ten obowiązuje ich zarówno w czasie prowadzenia firmy, jak i po jej zamknięciu. Gdy firma prosperuje, wystarczy wygospodarować szafkę na akta pracowników. Problem pojawia się po zamknięciu działalności. Ponieważ nie wszyscy przedsiębiorcy mają dostęp do przestrzeni, aby przechowywać akta osobowe swoich były pracowników, to na rynku prężnie działają prywatne archiwa. W Lublinie usługi tego typu świadczy np. Firma Handlowo-Usługowa Wiesław Ślusarczyk, która oferuje archiwizację dokumentów zarówno podmiotom gospodarczym, jak i klientom indywidualnym.
Pracodawca, który podpisze umowę o przechowywanie dokumentów z prywatnym archiwum, dopełni obowiązku nałożonego na niego przez ustawodawcę. Przedsiębiorcy, którzy np. zniszczą dokumentację lub nie będą jej przechowywać zgodnie z wymaganiami, narażają się na grzywnę w wysokości nawet do 30 tys. zł.
Przez ile lat należy przechowywać akta osobowe pracowników?
W teczce osobowej pracownika najczęściej znajdują się różne dokumenty, np. karta wynagrodzeń i podania o przyznanie urlopu czy zapomogi. Nie wszystkie zgromadzone przez okres zatrudnienia dokumenty mają tę samą wartość – najważniejsza jest dokumentacja płacowa, na podstawie której możliwe jest ustalenie wysokości świadczenia emerytalnego pracownika. Z tego względu przechowywanie akt odbywa się przez:
- 50 lat – dokumentacja płacowa (wszystkie dokumenty, które są niezbędne, aby ustalić podstawę wymiaru emerytury) i akta osobowe pracowników,
- 10 lat – dokumentacja dotycząca wypadku w zakładzie pracy,
- 3 lata – ewidencja czasu pracy kierowców i pracowników, którzy wykonują pracę na podstawie kodeksu pracy.
Najczęściej do archiwum prywatnego trafiają zatem akta osobowe pracowników i dokumenty płacowe, bo te są objęte najdłuższym okresem archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu mogą one zostać zutylizowane – firmy mające w swojej ofercie przechowywanie dokumentów również oferują taką usługę.
