Zasady prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia księgowości wśród małych przedsiębiorstw rozliczających się liniowo lub na zasadach ogólnych. Jest to mniej skomplikowana forma prowadzenia rachunkowości od Ksiąg Handlowych (tzw. pełnej księgowości), jednak również wymaga skrupulatności i przestrzegania pewnych zasad. Dowiedz się, jakich.

KPiR – kiedy jest wymagana?

Obowiązek prowadzenia KPIR dotyczy wszystkich podmiotów gospodarczych rozliczających się na zasadach ogólnych lub odprowadzających podatek liniowy – dotyczy to zarówno spółek, jak i działalności jednoosobowych. Są to też podmioty, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły kwoty 2 mln euro w walucie polskiej przeliczonej po kursie NBP z pierwszego, roboczego dnia października tego roku. Wszystkie firmy, które przekroczyły ten próg przychodu w ciągu roku, muszą prowadzić bowiem Księgi Handlowe.

KPiR musi być założona z dniem rozpoczęcia działalności firmy, a w przypadku np. zmiany formy opodatkowania na taką, która zobowiązuje do jej prowadzenia, czynimy to z początkiem nowego roku podatkowego (1 stycznia), pamiętając o powiadomieniu urzędu skarbowego o zmianie formy opodatkowania do 20 stycznia – mówi przedstawiciel biura rachunkowego Profit sp. z o.o. w Wieliczce.

Jak wygląda Księga Przychodów i Rozchodów?

Księga Przychodów i Rozchodów powinna zawierać wszystkie przychody i poniesione koszty w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że muszą się w niej znaleźć zarówno wszystkie transakcje sprzedaży towarów czy usług, jak i wydatki poniesione na materiały, a ponadto pensje dla pracowników, czynsz czy media. Operacje finansowe muszą być odnotowywane jasno, przejrzyście i skrupulatnie. Księga może być prowadzona w formie tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznie. Współcześnie najczęściej wybiera się to drugie rozwiązanie – jest ono korzystne zarówno dla przedsiębiorców, jak i księgowych. Konstrukcja KPiR jest ściśle określona przepisami prawa – ma formę tabeli podzielonej na kolumny, gdzie odnotowywane są konkretne informacje.

KPiR – najważniejsze zasady prowadzenia

Prowadzenie KPiR wiąże się z pewnymi zasadami, od których nie wolno odstępować. To dlatego przedsiębiorcy zwykle decydują się na skorzystanie z usług księgowych świadczonych przez zewnętrzną firmę lub sami zatrudniają wykwalifikowaną osobę, która zadba o jej prawidłowość. Podstawowe wymogi dotyczą m.in. konieczności:

• dokonywania zapisów w KPiR w języku polskim i walucie polskiej,
• dokonywania zapisów na bieżąco, tzn. przynajmniej raz dziennie, jeśli ewidencja prowadzona jest wewnątrz firmy lub w porządku chronologicznym najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli zajmuje się tym biuro rachunkowe,
• prowadzenia księgi w sposób rzetelny, zgodny z przepisami, staranny, czytelny i trwały.