Zasady niszczenia dokumentów
Zasady dotyczące przechowywania dokumentów księgowych są określone w art. 74 ustawy o rachunkowości. Niestety, przepisy nie regulują precyzyjnie tego, jak należy niszczyć dokumenty. Tymczasem jest to bardzo ważne z uwagi na zawarte w nich dane osobowe oraz inne poufne informacje. Bywają nawet skrajne przypadki, w których firma upada ze względu na wyciek danych. Dlatego musisz wiedzieć, jakie są zasady niszczenia dokumentacji.
Jakie dokumenty się niszczy i kiedy?
Niszczenie dokumentów powinno być systematyczną praktyką. Warto jednak wiedzieć, że firmy mogą je przeprowadzić dopiero po upływie określonego czasu – najczęściej po upływie pięciu lat. Okres przechowywania dokumentacji zaczyna się liczyć od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane archiwalne.
Ważne pytanie brzmi jednak – jakie dokumenty koniecznie powinny ulegać zniszczeniu po upływie wymaganego ustawowo terminu? Te najważniejsze to:
- kadrowa dokumentacja np. umowy, życiorysy,
- księgowe faktury, wyciągi bankowe,
- dokumentacja z obszarów badawczych np. analizy rynku,
- dokumenty dotyczące zarządzania, np. spraw marketingu i promocji.
Niszczenie dokumentów papierowych i wirtualnych
Obecnie w każdej firmie znajduje się (a przynajmniej znajdować się powinna) niszczarka. Ważne jest, aby taki sprzęt dawał gwarancję zniszczenia wszystkich papierów, bez możliwości odtworzenia danych – chodzi o sposób pocięcia dokumentów po przepuszczeniu przez urządzenie.
Niszczarka jest bardzo przydatna, ale nie poradzi sobie z dokumentami w formie „niepapierowej”, np. na CD. Czasami także, z uwagi na ogromną ilość materiałów przeznaczonych do zniszczenia, biurowy sprzęt nie jest w stanie podołać wykonaniu tego zadania. Z tego powodu coraz więcej osób stawia na firmy zewnętrzne, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji każdego typu. W trosce o ochronę środowiska warto zlecić takie zadanie przedsiębiorstwu, która dodatkowo zadba o to, aby odpady zostały ponownie wykorzystane np. do produkcji papieru.
Niszczenie dokumentów – firmy zewnętrzne
Zlecanie niszczenia dokumentów profesjonalnej firmie zewnętrznej jest bezpieczną i korzystną praktyką, tym bardziej teraz, kiedy obowiązuje RODO. Co prawda nie określa ono typowej wielkości ścinków, ale im skuteczniej zostaną zutylizowane dokumenty, tym lepiej. Jeśli zdecydujesz się na współpracę z renomowaną firmą, np. taką jak niszczenie-dokumentow.info, dokona ona starannego zniszczenia powierzonych materiałów, z zachowaniem wszelkich środków ostrożności, przepisów prawa i z użyciem najlepszego sprzętu. Nieważne, jak tajne są papiery – zostaną efektywnie zutylizowane, a cały proces będzie monitorowany od pierwszej do ostatniej minuty.
Pamiętaj, jak wielkie ryzyko niesie za sobą zignorowanie konieczności poprawnego niszczenia dokumentów. Zlecenie tego typu czynności firmom zewnętrznym pozwala zredukować ryzyko wycieku informacji i naruszenia przepisów. Dlatego warto się na to zdecydować.
