W jakich sytuacjach warto zdecydować się na zmianę biura rachunkowego
Solidnie prowadzona przez biuro rachunkowe księgowość pozwala przedsiębiorcy skoncentrować się na prowadzeniu własnego biznesu. Problem możne pojawić się wtedy, kiedy biuro zaczyna popełniać błędy, nie spełnia naszych oczekiwań lub zwyczajnie staje się dla nas zbyt drogie. Co wtedy należy zrobić? Kiedy jest najlepszy moment, by zmienić biuro rachunkowe i jak tego dokonać? - Przygotowaliśmy krótki poradnik.
Po co i kiedy zmieniać biuro rachunkowe?
Pierwszy i najważniejszy powód, dla którego decydujemy się na zmianę biura rachunkowego, to nierzetelność i powtarzające się nieprawidłowości. Trudno współpracować z biurem, które nie potrafi udzielić odpowiedzi na nurtujące nas pytania lub nie ma dla nas wystarczająco dużo czasu. To my, jako przedsiębiorcy, jesteśmy odpowiedzialni w razie kontroli skarbowej, nie biuro rachunkowe, z którego usług korzystamy - mówi nam przedstawicielka Biura Rachunkowo-Księgowego PLUS z Katowic. Biuro może na podstawie pełnomocnictw sporządzać i składać wszelkie potrzebne deklaracje, reprezentować przedsiębiorcę w urzędach. Na tym jego rola - i odpowiedzialność - się kończy.
Instytucje finansowe mogą co prawda wnioskować o odpowiedzialność karną właściciela biura rachunkowego, jednak przedsiębiorca wciąż jest podmiotem, który tkwi na straconej pozycji. Trudno wyobrazić sobie współpracę z biurem, które nie daje nam możliwości szybkiego dostępu i wglądu w nasze dokumenty. Jeżeli tak jest, zdecydowanie warto rozważyć zmianę biura.
Odzyskanie dokumentów
Jedną z najważniejszych kwestii zmiany biura rachunkowego jest odzyskanie dokumentów księgowych z poprzedniego biura. Profesjonalna firma rachunkowa powinna nam pomóc, by cała zmiana przebiegła płynnie. Przedstawiciel firmy w naszym imieniu odbierze dokumenty z poprzedniego biura i weźmie na siebie wszystkie formalności z tym związane. Jeśli jednak taka opcja nam nie odpowiada, możemy dokumenty odzyskać osobiście lub wysłać po nie kuriera. Niektórzy przedsiębiorcy robią tak, ponieważ nie chcą, by poprzednie biuro rachunkowe wiedziało, kto będzie dalej prowadził księgowość. Po rozwiązaniu umowy najlepiej przygotować sobie listę wszystkich dokumentów, które przekazaliśmy byłej już firmie księgowej. Są to przede wszystkim faktury, umowy, wyciągi bankowe i rachunki, potwierdzenia zapłaty należności itd. Biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać nam także wszystkie dokumenty, które zostały sporządzone w naszym imieniu, na przykład księgi podatkowe, ewidencję faktur, środków trwałych, wyposażenia, czy rejestry faktur VAT. Warto wiedzieć, że biuro powinno wykonać kopie wszystkich wymienionych dokumentów i je zarchiwizować.
