Prowadzisz firmę? Pamiętaj o niszczeniu dokumentów
Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo, z pewnością podpisujesz umowy z wieloma kontrahentami oraz pracownikami. Ponadto wystawiasz faktury oraz gromadzisz rachunki kosztowe. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty łączy jedno - pojawiają się na nich dane osobowe, które należy chronić. Jak tego dokonać? Najprostszy sposób to niszczenie dokumentów.
Dlaczego niszczenie dokumentów ma znaczenie?
Warto mieć świadomość, że konieczność niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe to nie wymysł producentów urządzeń niszczących. To obowiązek wynikający z aktualnych przepisów i regulacji – zarówno polskich, jak i unijnych, które regulują kwestię dotyczącą postępowania z informacjami /dokumentami oraz innymi nośnikami, na których zapisane są dane osobowe.
W wielu przypadkach niszczenie dokumentów polega jedynie na przedarciu ich. Okazuje się jednak, że nie jest to skuteczny sposób, by pozbyć się informacji o danych osobowych. Osoby zajmujące się nielegalnym zbieraniem danych osobowych i ich wykorzystaniem doskonale wiedzą, jak sobie poradzić z przedartymi kawałkami papieru. W praktyce więc, przedarcie dokumentów to pierwszy krok w stronę kradzieży tożsamości. To z kolei może wiązać się z poważnymi konsekwencjami – przede wszystkim dla osoby, której dane zostały wykorzystane, jak i dla Ciebie, czyli osoby udostępniającej poufne informacje.
Skradziona tożsamość może zostać wykorzystana m.in. do:
- prowadzenia fikcyjnej działalności gospodarczej w celu wyłudzenia podatku,
- kradzieży wynajętego pojazdu,
- wyłudzenia kredytu na dane firmy lub osobę prywatną.
Niszczenie zleć profesjonalistom
Chociaż Twoja firma może dokonać zakupu niszczarek, nie jest to jedyne rozwiązanie. Chcąc mieć pewność, że wszystkie dokumenty zostaną zniszczone, warto zdać się na profesjonalistów w tej dziedzinie. Na rynku działa wiele firm o takim profilu, np. Acta Nova Sp. z o.o., oferujących usługi niszczenia jednorazowego lub niszczenia stałego. Dysponując zaawansowanym sprzętem, są w stanie zniszczyć dokumenty z zachowaniem III stopnia tajności zgodnie z normą DIN 66399. Dzięki temu masz pewność, że żadne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce.
Wybór firmy oferującej niszczenie dokumentów nie może być przypadkowy. W sytuacji, gdy w grę wchodzą niekiedy bardzo poufne dane, koniecznością jest dokładna analiza przedsiębiorstw z tej branży. Warto wziąć pod uwagę nie tylko doświadczenie, opinie czy posiadany sprzęt. Istotne znaczenie ma również to, czy po wykonaniu zlecenia firma wystawi certyfikat zniszczenia.
