JPK jako narzędzie do rozliczania firmy z Urzędem Skarbowym

Od 2016 roku do polskiego systemu podatkowego sukcesywnie wprowadzany jest Jednolity Plik Kontrolny, którego zadaniem jest usprawnić komunikację między przedsiębiorcami a Urzędami Skarbowymi. Każdy kolejny rok rozszerza obowiązek stosowania JPK na nowe grupy oraz wprowadza nowe rozwiązania w strukturach pliku. W artykule wyjaśniamy, na czym polega jego prowadzenie i na co należy zwrócić przy tym uwagę.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny stosowany jest w przypadku tych podmiotów, które prowadzą księgi oraz dokumenty księgowe przy użyciu programów komputerowych. Przygotowane w odpowiednim formacie przekazywane są organowi podatkowemu na jego żądanie. Przepisy regulujące jego użycie znajdziemy w Ordynacji podatkowej. Należy przy tym zaznaczyć, że wspomniane już programy komputerowe mogą oznaczać zarówno, proste narzędzia pakietu Office, jak i oprogramowanie stworzone na potrzeby prowadzenia księgowości dla danej firmy. Obecnie obowiązujący Jednolity Plik Kontrolny możemy podzielić na wysyłany obowiązkowo co miesiąc – ewidencja zakupów i sprzedaży VAT, czyli JPK_V7 – oraz na wysyłany na żądanie organów podatkowych. Ta druga grupa obejmuje siedem struktur:

• księgi rachunkowe (JPK_KR),
• wyciąg bankowy (JPK_WB),
• magazyn (JPK_MAG),
• faktury VAT (JPK_FA),
• faktury VAT RR (JPK_FA_RR),
• podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK-KPIR),
• ewidencję przychodów – ryczałt (JPK_EWP).

Co ważne, Jednolite Pliki Kontrolne powyższych struktur należy generować i przechowywać, a po otrzymaniu prośby organu podatkowego wskazany JPK przekazać Urzędowi Skarbowemu. Każda ze składanych na żądanie struktur zbudowana jest z trzech sekcji, w których znajdują się kolejno informacje identyfikujące podmiot dotyczące JPK i firmy, informacje o zdarzeniach gospodarczych właściwych dla danej struktury oraz i informacje kontrolne, dzięki którym możliwa jest weryfikacja, czy dane zostały poprawnie odczytane.

Od lipca 2020 stosowany jest nowy obowiązkowy Jednolity Plik Kontrolny, JPK_V7, który zastąpił plik JPK_VAT oraz deklarację VAT-7. Nowy JPK, składany w dwóch częściach, zawiera część ewidencyjną dotyczącą danych o sprzedaży i zakupach z danego okresu oraz część deklaracyjną, która, jak wskazuje nazwa, obejmować będzie treści znajdujące się w deklaracji VAT. Ta nowa struktura wprowadza również obowiązek stosowania oznaczeń, jakimi są kody GTU sprzedawanych towarów i usług, kody procedur transakcji oraz kody typów dokumentów.

Kto ma obowiązek stosowania JPK?

Jak już wspomnieliśmy, Jednolity Plik Kontrolny ma zastosowanie przy rozliczeniach z Urzędem Skarbowym tych podmiotów, które księgowość prowadzą w formie elektronicznej. Wyróżnić przy tym możemy cztery grupy zobowiązane do stosowania JPK, są to:

• mikroprzedsiębiorcy,
• mali przedsiębiorcy,
• średni przedsiębiorcy,
• duzi przedsiębiorcy.

Przynależność do jednej z wymienionych kategorii uzależniona jest od rocznej średniej liczby pracowników oraz obrotów netto – dla obu tych parametrów w co najmniej jednym z ostatnich dwóch lat obrotowych. Dla mikroprzedsiębiorcy wartości te wynoszą odpowiednio 0-9.99 oraz kwotę do 2 mln euro, dla małego przedsiębiorcy – 10-49,99 oraz kwotę do 10 mln euro, dla średniego przedsiębiorcy – 50-249.99 oraz kwotę do 50 mln euro i dla dużego przedsiębiorcy – od 250 i więcej pracowników oraz kwotę powyżej 50 mln euro. Liczby ułamkowe przy średniorocznym zatrudnieniu wynikają tu z tego, iż wartość ta przeliczana jest na etaty. Warto przy tym zauważyć, że do zaliczenia do grupy mikroprzedsiębiorców konieczne jest spełnienie obu tych warunków, przekroczenie jednego oznacza zaklasyfikowanie do małych lub średnich przedsiębiorców.

JPK a prowadzenie księgowości

Prowadzenie księgowości, niezależnie od formy opodatkowania czy organizacji danego podmiotu, będzie znacznie wygodniejsze z użyciem programu komputerowego. Zawsze też warto powierzyć to specjaliście w dziedzinie rachunkowości. Krakowscy przedsiębiorcy mogą liczyć na kompleksową obsługę ze strony biura rachunkowego, które prowadzi Jolanta Krzyształowska – również w zakresie korespondencji urzędowo-biznesowej czy wysyłki JPK. Uwzględnienie Jednolitego Pliku Kontrolnego w prowadzeniu księgowości jest bowiem niezwykle istotne ze względu na obowiązek ich generowania i właściwego przechowywania niezależnie od tego, czy Urząd Skarbowy zażąda ich przekazania.

Samo wysłanie JPK może odbyć się za pośrednictwem platformy e-Dokumenty prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. Do tego potrzebny jest jednak kwalifikowany podpis elektroniczny. Pamiętać ponadto należy o pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru po wysłaniu JPK. Zapewnia ono integralność przekazanych dokumentów oraz jest dowodem ich przekazania organowi podatkowemu, a także zawiera datę dokonania tego czynu. Inne rozwiązania obejmują przesłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub przy użyciu nośników danych. Te ostatnie muszą być przy tym odpowiednio oznaczone i przystosowane do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi.