Jakie usługi obejmuje outsourcing kadrowy?
Outsourcing jest ostatnio bardzo popularny. Chodzi w nim o zlecanie wykonania pewnych odcinków zadań firmom zewnętrznym. Praktykuje się go w obszarze zarządzania firmą, obsługi informatycznej, a także w zakresie księgowości oraz administrowania kadrami i płacami.
Czym jest outsourcing?
Obcojęzyczne terminy coraz częściej przyprawiają nas o ból głowy, bo chociaż nazywają doskonale nam znane i zrozumiałe czynności, to angielska nazwa wskazywać może na coś obcego, niewiadomego i budzącego niepewność. W pierwszej kolejności termin ten trafił do sfery informatycznej, bowiem to właśnie w tej branży pojawiły się firmy zewnętrzne, które specjalizują się np. w zarządzaniu serwerami firm, przechowywaniu i zabezpieczaniu ich danych i innych usługach wykonywanych dla podmiotów zewnętrznych. Jedną z form outsourcingu jest też tworzenie kancelarii tajnej, niezbędnej do zachowania poufności dokumentów.
Po informatyce outsourcing trafił też do innych obszarów usług, w tym także do biur rachunkowych, które przejmują nie tylko księgowość firmy, ale też zarządzanie jej kadrami i płacami. Tego typu usługi świadczy między innymi biuro Abaks Anna Wolicka-Arym. W takim ujęciu outsourcingiem będzie wykonywanie pracy, którą z reguły wykonuje firmowy dział kadr i płac. Zlecanie tego obszaru działalności firmy biurom zewnętrznym pozwala zaoszczędzić sporo pieniędzy – tak na kosztach utrzymania pracowników działu, jak i jego wyposażeniu.
Zakres usług kadrowo-płacowych biur rachunkowych
Oferta usług, jaką obejmuje outsourcing kadrowo-płacowy obejmuje te wszystkie zadania, jakie zwykle wykonują pracownicy tożsamego działu. W większości przypadków są one narzucone przez kodeks pracy i inne normy, które wymagają od pracodawcy na przykład okresowego szkolenia pracowników w zakresie BHP. Najważniejsze zadania biura, które obejmuje standardowa umowa, to:
- zakładanie i prowadzenie akt pracowniczych,
- rozliczanie wynagrodzeń, sporządzanie listy płac i dokumentacji płacowej,
- przygotowywanie umów o pracę lub zmianę warunków zatrudnienia,
- kontrolowanie poprawności prawnej dokumentacji pracowniczej,
- sporządzanie deklaracji ZUS, PIT i PFRON,
- przygotowywanie dorocznych formularzy PIT-11, PIT-8B czy PIT-40,
- organizowanie szkoleń BHP.
Zakres usług, jakie biura rachunkowe świadczą w ramach obsługi kadrowo-płacowej firmy jest znacznie szerszy. Już w ramach rozliczania wynagrodzeń pracownik biura rachunkowego dokonuje naliczania wynagrodzeń za czas nieobecności w pracy, zasiłków chorobowych, macierzyńskich i opiekuńczych, ustala wysokość zasiłków chorobowych i prowadzi ich ewidencję. W zakresie obowiązków podmiotu zewnętrznego jest też sporządzanie comiesięcznych zestawień wynagrodzeń i naliczanych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, podatek dochodowy oraz innych potrąceń i wiele więcej.
Prowadzenie bogatej dokumentacji, która dodatkowo powinna spełniać wymogi formalne, jakie narzuca polskie prawo, wymaga poświęcenia sporej ilości czasu oraz dużego nakładu pracy. Wzrasta on oczywiście wraz z liczbą zatrudnionych osób oraz specyfiką kadry pracowniczej – np. w sytuacji, gdy spory odsetek zatrudnionych to osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności. Obsługa biura rachunkowego w tym zakresie gwarantuje nie tylko terminowość przygotowywania dokumentacji, ale też jej zgodność ze stanem faktycznym.
