Jakich urządzeń drukujących nie może zabraknąć w żadnym biurze?

Podstawą wyposażenia praktycznie każdego biura jest sprzęt, który pomaga w jego organizacji i przygotowywaniu dokumentacji. Zakup nowoczesnych urządzeń jest jednak sporym wydatkiem. Nie każda firma, która dopiero zaczyna działalność, może sobie na niego pozwolić. W takich przypadkach można skorzystać z alternatywy, jaką jest dzierżawa. W ten sposób – nie generując zbędnych wydatków – można zaopatrzyć się we wszystkie podstawowe urządzenia.

Urządzenia drukujące — podstawa każdego biura

Przygotowanie papierowej dokumentacji firmy nie jest możliwe bez użycia odpowiedniego sprzętu. Absolutną podstawą są obecnie dwa urządzenia, bez których trudno wyobrazić sobie jakiekolwiek biuro. Są to:

• drukarka z opcją ksero, skanowania, a czasem także wysyłania wiadomości email,
• niszczarka dokumentów.

Oferowany obecnie sprzęt biurowy znacznie różni się od tego, z którego firmy korzystały jeszcze kilka lat temu. Producenci specjalistycznego wyposażenia proponują między innymi nowoczesne drukarki, które oferują szereg udogodnień. W zależności od wybranego modelu można liczyć na różną szybkość drukowania stron na minutę, faksowanie bezpośrednio z poziomu drukarki, skanowanie do maila, drukowanie dwustronne i wiele innych opcji.

Jedną z najważniejszych kwestii w przypadku każdego biura jest bezpieczeństwo informacji. Zdarza się, że dokument zostanie źle wypełniony przez pracownika lub ten wydrukuje go podwójnie. Takich materiałów nie można wyrzucać do kosza, gdyż osoby trzecie mógłby poznać istotne dla przedsiębiorstwa dane takie jak dane pracowników, kontrahentów, czy zapisy dotyczące kontraktów. 

– Obowiązkowym urządzeniem jest niszczarka do dokumentów. Sprzęt jak sama nazwa wskazuje skutecznie niszczy ważne dane, chroniąc je tym samym przed nieupoważnionymi osobami – tłumaczy specjalista z CopyNet  Sp. z o. o..

Czy zawsze trzeba decydować się na zakup nowych urządzeń biurowych?

Przedsiębiorstwa, które dopiero zaczynają działalność, nie zawsze dysponują dostatecznymi środkami, aby w pełni doposażyć biuro we właściwy sprzęt. W takiej sytuacji mogą posiłkować się innymi rozwiązaniami. Jednym z nich jest zakup drukarek używanych. Największym zagrożeniem w tym przypadku jest możliwość trafienia na urządzenie, które na swoim liczniku ma bardzo dużą ilość wydrukowanych i zeskanowanych dokumentów. Dlatego bardzo ważne jest dokładne sprawdzenie dokumentacji dotyczących urządzeń. Inaczej sprzęt może ulec szybkiej awarii.

Dzierżawa — alternatywa dla zakupu wyposażenia biura

Alternatywą, dzięki której można wyposażyć biuro w najnowszy sprzęt drukujący bez konieczności jego zakupu, jest dzierżawa. Specjalizujące się w tym zakresie firmy oferują swoim klientom możliwość skorzystania z najnowszych urządzeń, zapewniając jednocześnie pełny serwis oraz wsparcie techniczne. W zależności od zapotrzebowania można także skorzystać z dostawy niezbędnych materiałów eksploatacyjnych — takich jak papier, czy tusze.