Jak prowadzić KPiR w formie elektronicznej? Radzi specjalista księgowości Waldemar Mizerski
Obecne przepisy w Polsce pozwalają przedsiębiorcom – po spełnieniu odpowiednich warunków – wybrać między ustrojem podatkowym pełnym lub uproszczonym. W drugim przypadku narzędziem ewidencjonowania podatku może być ryczałt ewidencjonowany, a także księga przychodów i rozchodów (KPiR). Z czego się ona składa i jak wygląda jej prowadzenie w formie elektronicznej? O tym opowiada specjalista księgowości Waldemar Mizerski, który prowadzi w miejscowości Jesionka biuro usług księgowych RACHMIZ.
Z czego składają się księgi przychodów i rozchodów?
Księgi przychodów i rozchodów zalicza się do uproszczonego narzędzia ewidencjonowania podatków, z którego korzystają przede wszystkim małe oraz średnie firmy. Niezależnie od branży, w której działają, a także obrotów, które osiągają, muszą one przygotowywać KPiR w formie z góry ustalonej przez przepisy. Stanowią one, iż ujmowanie zdarzeń gospodarczych w takich księgach odbywa się chronologicznie oraz z wykorzystaniem szesnastu ważnych kolumn. Jak wylicza specjalista księgowości Waldemar Mizerski z biura rachunkowego RACHMIZ, zalicza się do nich m.in.:
- kolumnę 2 – służy do określania daty zdarzenia gospodarczego,
- kolumnę 3 – wskazuje numer VAT faktur,
- kolumnę 4 – w niej zapisywane są dane kontrahenta,
- kolumnę 10 – wskazuje się w niej rodzaj przychodu/wydatku,
- kolumnę 11 – podaje się w niej wartość kupowanych towarów,
- kolumnę 11 – służy do wskazywania kosztów ubocznych zakupów,
- kolumnę 12 – pozwala zaksięgować wartości wynagrodzeń brutto pracowników.
4 zasady prowadzenia KPiR w formie elektronicznej
Księgowy Waldemar Mizerski wyjaśnia, że szesnastokolumnową księgę przychodów i rozchodów muszą przygotowywać na początku nowego roku obrotowego zarówno przedsiębiorcy chcący ewidencjonować zdarzenia gospodarcze oraz podatki na papierze, jak i ci, którzy wybrali KPiR w formie elektronicznej. W drugim przypadku istotne jest spełnienie kilku ważnych warunków, bez których spełnienia firma nie może prowadzić cyfrowych ksiąg przychodów i rozchodów. Do najważniejszych z nich zalicza się:
- Konieczność prowadzenia KPiR online w programach, która mają szczegółową instrukcję obsługi. W razie kontroli urzędnicy muszą mieć zapewniony prosty dostęp do każdej funkcji oprogramowania.
- Stosowanie cyfrowej formy KPiR w taki sposób, by wgląd w księgi, dokumenty księgowe, faktury itd. był prosty, a odczyt klarowny.
- Obowiązek archiwizowania KPiR w formie cyfrowej, czyli zapisywania wszystkich danych na trwałych nośnikach zabezpieczonych przed zniszczeniem lub zniekształceniem.
- Stosowanie wszystkich postanowień i wytycznych zapisanych w: Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
KPiR w programie, chmurze czy aplikacji webowej?
Warto wiedzieć, że dzisiaj większość firm, a także biur księgowych prowadzących obsługę rachunkowo-płacową oraz kadrowo-płacową, wykorzystują do księgowania nowoczesne technologie. Księgowy Waldemar Mizerski wyjaśnia, że jego klienci mogą zlecić prowadzenie KPiR z wykorzystaniem różnych narzędzi. Wybrać mogą program księgowy biura rachunkowego, własne oprogramowanie online, chmurę obliczeniową, specjalny portal do księgowości czy też różnego typu aplikacje webowe z dostępem do danych na smartfonie. Rozwiązań jest naprawdę wiele, podobnie jak zalet ewidencjonowania podatków online.
Dzięki księgowości cyfrowej nie trzeba martwić się o archiwizację papierowych dokumentów. Korygowanie danych jest szybkie i proste, podobne jak współpraca z biurem rachunkowym. Przedsiębiorca ma pełen dostęp do swoich ksiąg i w łatwy sposób może kontrolować pracę księgowego. Należy też dodać, że od 2023 roku każda firma będzie objęta obowiązkiem elektronicznego prowadzenia i przesyłania KPiR. Warto zatem już teraz przejść na księgowość online wraz z biurem RACHMIZ.
