Jak prawidłowo prowadzić akta osobowego pracownika?
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentów dotyczących stosunku pracy. Co to oznacza? Że bez względu na formę działalności i liczbę pracowników, należy wypełniać ich akta osobowe. W końcu są one dowodem, gdy dochodzi do różnych sporów wynikających z zatrudnienia.
Gdzie znaleźć informację jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?
Jeżeli zależy nam na tym, żeby akta osobowe były prowadzone prawidłowo, to musimy zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Kluczową kwestią jest ich podział na cztery części. Szczegółowy opis każdej z nich przedstawiamy poniżej.
Część A
Obejmuje kopie dokumentów, które gromadzi się w okresie ubiegania się o pracę. Należą do nich m.in.: kwestionariusz pracowniczy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, świadectwa ukończenia najwyższej szkoły, skierowanie i orzeczenie lekarskie, certyfikaty, dyplomy oraz świadectwa ukończenia kursów lub szkoleń. W przypadku niektórych zawodów może pojawić się konieczność przechowywania innych, niewymienionych wyżej papierów.
Część B
Jest miejscem przechowywania dokumentów z przebiegu zatrudnienia oraz nawiązania stosunku pracy. Oznacza to, że pracodawca musi trzymać u siebie m.in.: umowę o pracę; potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, przepisami BHP, informacją pracowniczą i tajemnicą służbową; zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, kwestionariusz osobowy; oświadczenie pracownika-rodzica czy zamierza korzystać z uprawnień rodzicielskich i innych praw dotyczących opieki nad dziećmi; orzeczenia lekarskie wydawane po badaniach okresowych i kontrolnych; umowę o zakazie konkurencji; wszystkie dokumenty dotyczące urlopów, wymiaru pracy, wypowiedzenia, pracy w nocy, chorób zawodowych i innych oraz wypadków. Co więcej, jeżeli pracownik otrzymuje od pracodawcy np. przepustkę lub legitymację służbową, to ich kopia również musi trafić do akt osobowych.
Część C
Znajdują się w niej dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia danej osoby, czyli oświadczenie o zakończeniu umowy o pracy (przez wypowiedzenie jej lub rozwiązanie); kopia świadectwa pracy; informacja o postępowaniu egzekucyjnym, jeżeli ma ono miejsce; umowa o zakazie konkurencji; orzeczenia lekarskie, które zostały wydane po rozwiązaniu umowy.
Część D
Obejmuje dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Zalicza się do nich m.in. odpis informacji o ukaraniu oraz inne papiery dotyczące tego zagadnienia. Pamiętajmy, że po roku nienagannej pracy pracownika muszą one na zawsze zniknąć z akt.
Wersja papierowa czy elektroniczna?
Obecnie pracodawca sam decyduje, czy woli przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, czy papierowej. Może wybrać również na system mieszany, czyli nowych pracowników wprowadzać do specjalnego systemu, a dla starych zostawić wersje papierowe. Bardzo ważne jest, żeby do akt miały dostęp tylko osoby upoważnione i zabezpieczyć je przed wszelkimi zniszczeniami. Administrowanie dokumentacji pracowniczej jest dość skomplikowanym procesem i wszystko musi być dobrze zorganizowane. Najlepiej powierzyć je specjalistom z Biura Rachunkowego Radek. W ten sposób będziemy mieli pewność, że akta osobowe naszej firmy są prowadzone prawidłowo i ominie nas konieczność tworzenia działu kadr. To wszystko jest możliwe dzięki odpowiednio wykwalifikowanemu personelowi, który od ponad 22 lat zajmuje się kadrami i finansami. W razie potrzeby możemy powierzyć im również całą księgowość i skupić się na rozwoju naszego przedsiębiorstwa. Ich oferta nieustannie się poszerza, więc warto skorzystać z bezpłatnych konsultacji online i wybrać najkorzystniejszy pakiet usług dla siebie.
