Księgi rachunkowe – najważniejsze informacje dotyczące ich prowadzenia

Każdy podmiot gospodarczy musi określić dokładnie swój ustrój rachunkowy wybierając księgowość uproszczoną lub też na zasadach ogólnych. W niektórych przypadkach istnieje możliwość swobodnego dobrania opcji ­– księga przychodów i rozchodów zamiast księgi rachunkowej – ale po przekroczeniu limitów, o których mowa w ustawie o rachunkowości, przedsiębiorstwo obligatoryjnie musi zostać objęte bardziej złożonymi procedurami ewidencjonowania podatków.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe, według ustawy o rachunkowości, obligatoryjnie muszą być prowadzone przez osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz przez spółki partnerskie, przy założeniu, iż ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. Ważne jest przy tym to, że kurs obcej waluty jest wyznaczany zawsze jednorazowo przed rozpoczęciem roku podatkowego. Podaje go zaś Narodowy Bank Polski według obliczenia średniego kursu euro. W roku 2019 obligatoryjny obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wystąpił w przypadku podmiotów gospodarczych z przychodem w wysokości co najmniej 8 559 000 zł. Nowy limit podawany jest najczęściej zaś w październiku, w roku, który poprzedza następny rok obrotowy.  

Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych

Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych wśród podmiotów, które nie przekraczają wyznaczonego limitu to zjawisko coraz bardziej powszechne. Wiąże się to głównie z tym, iż rachunkowość uproszczona (KPiR, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) umożliwia głównie wykonywanie operacji ewidencji podatkowej. Dla przykładu, księgi przychodów i rozchodów nie są zatem narzędziami pozwalającymi na tworzenie złożonych analiz ekonomicznych czy kontrolowania kapitału podmiotu wraz ze zmianami w nim zachodzącymi. Inaczej jest w przypadku ksiąg rachunkowych. Zawarte w nich informacje, zarówno z ksiąg głównych jak i ksiąg pomocniczych, mogą stać się ważnymi elementami budowania strategii biznesowej czy optymalizowania podatków. To właśnie rachunkowość na zasadach ogólnych, oparta o metodologie rachunkowości zarządczej, pomaga tworzyć m.in. analizy portfelowe produktów oraz wdrażać szeroko rozumiany controlling finansowy. Wielokrotnie istotna jest jednak przy tym pomoc doświadczonych specjalistów biura rachunkowego.

Warto wiedzieć! Dobrowolne przyjmowanie ksiąg rachunkowych jest opłacalne dla firm z dużym kapitałem początkowym oraz z ambicjami szybkiej rynkowej ekspansji. Mniejsze podmioty stawiające na stabilną i lokalną pozycję w branży wolą pozostawać przy uproszczonych narzędziach ewidencji podatków.

Zawartość ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe, według przepisów, muszą być otwierane na dzień rozpoczęcia działalność gospodarczej i nie tylko. Ich otwarcie może wiązać się także ze zmianą formy prawnej oraz oczywiście – przy ciągłości prowadzenia biznesu – na dzień rozpoczęcia każdego następnego roku obrotowego. Skład ksiąg rachunkowych obejmują zaś każdorazowo zbiory zapisów księgowych czy obrotów oraz sald. Struktura tego narzędzia ewidencjonowania podatków zbudowana jest z: dziennika, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych (m.in. rozrachunków z kontrahentami, firmami zewnętrznymi i pracownikami), zestawienia obrotów i sald księgi głównej, a także z wykazu składników pasywów oraz aktywów.

Obecnie według najwyższych standardów branżowych, księgowość prowadzona jest w formie elektronicznej.

Outsourcingowe usługi księgowe

Outsourcingowe usługi księgowe dotyczą dzisiaj, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, zarówno obsługi rachunkowej jak i kadrowo płacowej. Niektóre podmioty zewnętrzne podejmują się również doradztwa w zakresie np. optymalizacji podatków czy budowania strategii finansowej firmy. Często również biura rachunkowe – bo o nich mowa – stają się dla swoich klientów reprezentantami w Urzędzie Skarbowym czy Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Największymi zaletami prowadzenia księgowości przy współpracy z zewnętrznymi firmami są: szybsze wykonywanie operacji księgowania, możliwość skupienia się na działalności głównej czy też obniżanie kosztów procesów pomocniczych w przedsiębiorstwie (brak konieczności: wynajmowania wnętrz dla działu kadrowego, zakupu sprzętów biurowych i certyfikowanego oprogramowania oraz zatrudniania własnych księgowych).

Jeśli i Twoja firma potrzebuje zatem pomocy doświadczonych specjalistów powinieneś zgłosić się do renomowanego Biura Podatkowego Casus. Funkcjonuje ono w Bydgoszczy, co jednak nie powoduje wykluczenia współpracy z podmiotami gospodarczymi z całej Polski. Zespół Beaty Pospieszały-Jędrzejczak gwarantuje bowiem profesjonalne usługi księgowości mobilnej.