Czy archiwum firmy trzeba prowadzić samodzielnie?
Samodzielne prowadzenie archiwum może być bardzo irytujące i czasochłonne. Trzeba posiadać do tego oddzielne pomieszczenie, bo z biegiem lat z kilku segregatorów mogą się ich zrobić dziesiątki, a nawet setki! Co w sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie wyznaczyć takiego miejsca?
Typy archiwizowanych dokumentów
Każda firma ma obowiązek przechowywać dokumenty związane z księgowością i kadrami. Dla swoich potrzeb powinna też trzymać przez lata kopie umów, oferty, projekty czy część notatek służbowych. Dotyczy to także zlikwidowanych przedsiębiorstw
Obowiązkowo przechowywane powinny być dokumenty ZUS (nawet 10 lat) podatkowe (około 5 lat), a także akta pracownicze i dokumentację związaną z wynagrodzeniami. Ten ostatni nakaz dopiero niedawno został skrócony z obowiązkowych 50 lat.
Przestrzeń przeznaczona na archiwum
Archiwum powinno być wydzielonym pomieszczeniem, do którego dostęp mają nieliczne osoby. Powinno ono być odpowiednio wentylowane, aby kartki nie zawilgły, a także być zabezpieczone przeciwpożarowo. Regały powinny być opisane, aby ułatwić wyszukiwanie potrzebnych informacji.
Nie warto zostawiać takich dokumentów do samodzielnej archiwizacji pracowników, ponieważ rosnące stosy niepotrzebnych segregatorów mogą bardzo spowolnić i utrudnić ich codzienną pracę. Wygodnym rozwiązaniem może być za to prowadzenie archiwum elektronicznego.
Archiwum elektroniczne jest wygodne, ale ma też swoje minusy. Musi być prowadzone na zabezpieczonym komputerze lub serwerze. Dodatkowo wykonywana powinna być kopia zapasowa - najlepiej regularnie w krótkich odstępach czasowych. W dużych firmach dokumentów może być tak wiele, że potrzebny będzie zakup specjalnych dysków do archiwizacji o dużej pojemności, podpinanych pod sieć.
Korzystanie z archiwum depozytowego
Pomysł przeniesienia archiwum do zewnętrznej, specjalizującym się w tym firmy, takiej jak Archiwum Prywatne Pol Kaizen będzie doskonały szczególnie w dwóch przypadkach. Pierwszym z nich jest posiadanie dużej firmy z wieloma pracownikami i szybko rozrastającym się archiwum kadrowo-księgowym. Wtedy warto przekazać tę pracę archiwum zewnętrznemu, które nie tylko przechowa je fizycznie, ale zadba też o kopię elektroniczną. W ten sposób dostęp do niego przez Internet uzyskają także pracownicy naszej firmy i swobodnie będą mogli korzystać z przechowywanych na zewnątrz dokumentów, gdy będą niezbędne.
Archiwum depozytowe może też okazać się przydatne dla dużych firm rachunkowych. Często to one biorą na siebie obowiązek przechowywania dokumentacji. Warto wiedzieć, że nawet, gdy firma zostanie zlikwidowana, wspomniane wcześniej dokumenty muszą istnieć przez określony przepisami czas. Jeśli firma rachunkowa prowadziła sprawy wielu firm, które z jakiś powodów zostały zlikwidowane, może w końcu zostać dosłownie zasypana segregatorami, których nie może zniszczyć. Oddanie ich do archiwum depozytowego na pewno pomoże odciążyć regały i wyprowadzić chaos z przestrzeni biurowej.