Co warto wiedzieć o organizacji konferencji?

Organizacja konferencji to szalenie trudne zadanie, którego realizacja wymaga szczegółowego planowania i bardzo dużo czasu. Choć odpowiedzialność za przygotowanie konferencji może napawać niepokojem, nie warto tracić energii na stres, ale solidnie wziąć się do pracy. Podpowiadamy, o czym warto wiedzieć i koniecznie pamiętać, podczas organizacji takiego wydarzenia.

W czterogwiazdkowym Hotelu Uroczysko, położonym w sercu Gór Świętokrzyskich, każdego roku odbywają się liczne sympozja, konferencje i inne duże imprezy o charakterze biznesowym. Wieloletnie doświadczenie w przygotowywaniu podobnych wydarzeń i ścisła współpraca z gośćmi, pozwoliły nam przekonać się, jak skomplikowane może okazać się takie przedsięwzięcie. Jednocześnie udało nam się znaleźć klucz do organizacji udanej konferencji.

Opracowanie konferencyjnej strategii

Skąd wiedzieć, że konferencja okazała się sukcesem? Po tym, że udało nam się zrealizować jej cele. Przed rozpoczęciem pracy nad przygotowaniami, zawsze musimy więc ustalić jej konkretne cele. Mogą one być różne, w zależności od tego dla kogo i przez kogo organizowane jest spotkanie.

Większość konferencji ma za zadanie zrealizować jeden z trzech celów: edukacyjny, motywacyjny lub integracyjny. Do pierwszej kategorii zaliczamy więc przede wszystkim szkolenia. Dwa pozostałe cele realizowane są zwykle podczas konferencji dla pracowników. Każda konferencja może realizować więcej niż jeden cel, w takim wypadku warto jednak ustalić ich hierarchię.

Planowanie konferencji

Wiedząc już dokładnie, po co w ogóle organizujemy konferencję, możemy przystąpić do szczegółowego planowania. Na tym etapie należy skontaktować się z prelegentami, ustalić tematy poszczególnych wystąpień, wybrać najbardziej odpowiedni termin i w końcu przygotować szczegółowy harmonogram. Oczywiście, musimy też znaleźć dobrą salę konferencyjną.

Wybór sali konferencyjnej

Szukając miejsca na organizację eventu należy zwrócić uwagę na wielkość sali – musi ona pomieścić wszystkich gości, których zamierzamy zaprosić. Istotna jest możliwość regulacji natężenia światła, klimatyzacja oraz niezawodne połączenie internetowe.

W pomieszczeniu powinien koniecznie znaleźć się niezbędny sprzęt, w tym ekrany, rzutnik multimedialny, mikrofon, wskaźniki i flipcharty. Najwygodniejszą opcją jest wynajem sali, która posiada całe to wyposażenie, by nie martwić się koniecznością samodzielnego dostarczania go na miejsce. Nieocenionym udogodnieniem jest możliwość uzyskania wsparcia opiekuna technicznego, który wybawi nas z ewentualnych opresji, jakie mogą przecież zaskoczyć nas w trakcie spotkania.

Warto wybierać sale konferencyjne zlokalizowane w hotelach – zwłaszcza, jeśli planujemy sympozjum kilkudniowe. W takiej sytuacji hotel zapewnia nie tylko catering podczas przerw kawowych, ale także pełne wyżywienie i, w razie potrzeby, wygodny nocleg dla gości oraz mówców.