Archiwizacja oraz zakładanie firmowych archiwów
Zgodnie z wymogami prawa część dokumentów firmowych musi być odpowiednio zabezpieczona i przechowywana, czyli archiwizowana, inne z kolei należy przeznaczyć do zniszczenia. W wielu przedsiębiorstwach nie jest ta kwestia odpowiednio rozwiązana. Najczęściej składuje się wszystkie dokumenty, gdyż pracownicy nie mają pewności czy akurat te powinny być przechowywane czy też nie. Jest to problematyczne, gdyż zajmuje sporo miejsca, a ostatecznie, również niezwykle trudno znaleźć w tym to czego aktualnie potrzebujemy. Właśnie w tym celu tworzone są archiwa. Jeśli nie posiadamy takiej jednostki w swojej firmie, to możemy zatrudnić zewnętrzną w celu jej założenia i poprowadzenia lub też przeszkolenia naszego pracownika w tym zakresie.
Zakładanie archiwów
Usługi firm oferujących zakładanie archiwów składają się zwykle z kilku elementów. Pierwszym z nich jest porządkowanie dokumentów firmowych i ich odpowiednie podzielenie, na te które muszą być przechowywane i te przeznaczone do zniszczenia. Konieczne jest również odpowiednie – chronologiczne ułożenie całości i rozmieszczenie wedle określonego wzoru w archiwum.
Archiwizacja dokumentów jest koniecznością szczególnie dla przedsiębiorców. Prowadzenie działalności wiąże się z możliwością kontroli, w czasie której konkretne dokumenty mogą okazać się przydatne. Większość osób jednak nie zdaje sobie sprawy z tego, które dokumenty mogą zniszczyć, a których nie i zdecydowanie wolą zachować wszystkie. Jednak warto zauważyć, że wielkie stosy segregatorów ze starymi dokumentami z pewnością nie sprzyjają znalezieniu tego, czego będziemy w nich szukać. Dlatego warto skorzystać z pomocy firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów.
Niszczenie akt
Usługi firm, które zajmują się archiwizacją, obejmują również niszczenie akt. Tutaj konieczne jest odpowiednie ich przygotowanie i zabezpieczenie przez niekontrolowanym wypływem danych. Proces ten powinien przebiec w sposób skuteczny, tak aby nie było najmniejszej możliwości odtworzenia dokumentów, w których mogły znajdować się chociażby dane. Nie bez znaczenia pozostaje tu również wiedza, dotyczące tego, które dokumenty mogą zostać zniszczone, a które koniecznie należy zachować. Z tego powodu zlecając tego rodzaju usługi dobrze jest postawić na specjalistów wyróżniających się wiedzą oraz doświadczeniem w branży. Dzięki nim w naszej firmie i jej dokumentach zapanuje porządek, który w krótkim czasie bardzo docenimy.
