Z jakich elementów składają się księgi przychodów i rozchodów?

Księgi przychodów i rozchodów zwane inaczej KPiR zalicza się do narzędzi ewidencjonowania podatków księgowości uproszczonej. Stosowane są one zatem w małych i średnich przedsiębiorstwach, które ujmują w nich najważniejsze dla działalności zdarzenia gospodarcze. Podatkowe księgi przychodów są zatem znacznie mniej rozbudowane od ksiąg rachunkowych wykorzystywanych w księgowości pełnej. KPiR składają się bowiem na 17 specjalnych kolumn, w których dane ujmowane są chronologicznie.

Jakie podmioty gospodarcze mogą prowadzić KPiR?

Podatkowe księgi przychodów i rozchodów mogą prowadzić te podmioty gospodarcze, które kwalifikują się według ordynacji podatkowej do możliwości prowadzenia tzw. księgowości uproszczonej. Są to przede wszystkim jednoosobowe działalności gospodarcze, a także małe i średnie spółki. Ustawa jasno wskazuje też, że z KPiR mogą korzystać osoby fizyczne osiągające przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, które jako formę opodatkowania wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy.

Księgi przychodów i rozchodów chętnie wybierają też spółki jawne, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o ile ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły dwóch milionów euro w przeliczeniu na złotówki. Kwota dozwolonego limitu obliczania jest wedle podawanego każdego roku kursu NBP.

W jaki sposób prowadzi się księgi przychodów i rozchodów?

Prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów nie tylko odnosi się do wykorzystywania szablonów z kilkunastoma kolumnami. Niebywale ważne jest stosowanie kilku ważnych zasad, o których musi pamiętać każdy księgowy. Do najważniejszych z nich zalicza się:

1. KPiR muszą być prowadzone w walucie polskiej i języku polskim.
2. Zapisy w KPiR muszą być trwałe, czytelne i wykonane starannie.
3. Zdarzenia ujęte w księgach przychodów i rozchodów muszą być ponumerowane chronologicznie.
4. Dla wszystkich zdarzeń ujętych w KPiR należy dołączyć dowody księgowe oraz karty księgowe.
5. Dla KPiR prowadzonych w formie elektronicznej wymagane jest przygotowanie instrukcji obsługi w razie kontroli.
6. Elektroniczne księgi przychodów i rozchodów muszą być zabezpieczone przeciwko cyberatakom, trwałym zniszczeniom oraz przed niepowołanym dostępem.
7. KPiR w wersji elektronicznej muszą zapewniać prosty podgląd dokumentów i możliwość ich wydrukowania.
8. Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba firmy.
9. Jeśli podatnik zlecił prowadzenie KPiR biurowi rachunkowemu, to miejscem przechowywania księgi może być siedziba biura rachunkowego.
10. KPiR muszą zapewniać poufność danych m.in. kontrahentów według postanowień RODO.

Ważna zasada mówi również o tym, iż księgi przychodów i rozchodów prowadzone mogą być przez zewnętrzne podmioty – biura rachunkowe – które posiadają ważne OC od świadczonych usług. Wszyscy ci, którzy szukają kompleksowej obsługi rachunkowej w ramach księgowości elektronicznej, powinni zgłosić się zatem do Kancelarii Księgowo-Podatkowej ABACUS. Podejmuje ona współpracę z firmami m.in. z Warszawy i okolic. 

Najważniejsze elementy ksiąg przychodów i rozchodów

Księgi przychodów i rozchodów mogą być prowadzone zarówno na papierze, jak i w postaci cyfrowej. Nie ma przy tym obowiązku wykorzystywania gotowych szablonów KPiR. Podatnik nie może jednak pominąć w spisie żadnej z 17 wymaganych dla tychże ksiąg kolumn. Najważniejsze z nich służą do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Szczególnie ważne są zatem kolumny:

• VI – ujmuje się w niej przychody ze sprzedaży,
• VII – ujmuje się w niej pozostałe przychody (np. odsetki bankowe),
• X – księguje się w niej zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych,
• XI – księguje się w niej koszty uboczne związane z zakupami,
• XII – służy ona do zapisu wydatków na wynagrodzenia,
• XIII – służy ona do zapisu pozostałych wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (np. faktury na energię, opłaty za wynajem biura).

Co zaś z pozostałymi kolumnami wchodzącymi w skład KPiR? Stosuje się je w celach identyfikacyjnych czasu oraz podmiotów biorących udział w ujmowanych zdarzeniach gospodarczych. Mowa o terminach tychże zdarzeń, a także o danych kontrahentów czy klientów. 

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544)