Prowadzenie ewidencji kosztów – jak sobie z tym poradzić?

Przed rozpoczęciem własnej działalności gospodarczej warto zapoznać się z kilkoma informacjami dotyczącymi jej zarządzania. Jedną z nich jest konieczność założenia i prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Jeśli nie chcemy samodzielnie zajmować się prowadzeniem KPiR, możemy skorzystać z usług biura rachunkowego, oczywiście jeśli w swojej ofercie takowe usługi posiada. Taka współpraca wiąże się z kilkoma obowiązkami.

Czym jest KPiR?

Własna działalność gospodarcza wiąże się z różnego rodzaju obowiązkami. Do nich należy między innymi założenie Księgi Przychodów i Rozchodów. Warto wcześniej dokładnie zastanowić się i poszukać informacji o tym, czym dokładnie jest KPiR. Księga Przychodów i Rozchodów to ewidencja, w której spisywane są wszystkie koszty dotyczące działalności. W skład tych kosztów wchodzą przychody i rozchody. Na podstawie tej księgi jest wyznaczany dochód podlegający opodatkowaniu. Obowiązek prowadzenia KPiR mają przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, a także odprowadzają podatek liniowy. Należy pamiętać, że prowadzenie KPiR trzeba zgłosić do naczelnika Urzędu Skarbowego.

Istnieją dwie formy prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Pierwsza to wersja papierowa, a druga elektroniczna. Wersję papierową można kupić w sklepie z artykułami biurowymi lub wydrukować gotowy wzór z Internetu. Druga forma, czyli komputerowa pozwala zaoszczędzić dużo czasu oraz jej wygląd jest bardziej estetyczny. Aby prowadzić KPiR elektronicznie w sposób prawidłowy należy spełnić kilka wymogów:

• należy pisemnie określić dokładną instrukcję posługiwania się programem, który wykorzystujemy do prowadzenia ewidencji,
• trzeba korzystać z takiego programu, który umożliwi natychmiastowy podgląd jego zawartości oraz pozwoli wydrukować wszelkie dane chronologicznie według wzoru księgi,
• dane powinny być przechowywane na nośnikach danych, tak, aby nie mogły ulec zniszczeniu, a zapisane na nim dane nie mogły być modyfikowane w zabroniony sposób.

Jeśli podatnik prowadzi elektroniczną wersję KPiR nie musi posiadać jej w wersji papierowej. Warunkiem do tego jest spełnienie wyżej wymienionych wymogów.

Korzystanie z pomocy biura rachunkowego

Jeśli przedsiębiorca nie jest w stanie samodzielnie prowadzić ewidencji podatkowej w wersji Księgi Przychodów i Rozchodów, może skorzystać z usług oferowanych przez biuro rachunkowe. Wówczas obowiązkiem jest utworzenie ewidencji sprzedaży w siedzibie swojej firmy. Kolejnym obowiązkiem jest zawiadomienie naczelnika Urzędu Skarbowego, że korzystamy z usług biura rachunkowego. Jak mówi specjalista w tej branży z firmy F.U. "PIIN" Biuro Rachunkowe Iwona Komasara, powiadomienie to powinno być wykonane w ciągu siedmiu dni od podpisania umowy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym. Naczelnik Urzędu Skarbowego powinien otrzymać:

• dane podatnika,
• dane biura rachunkowego (w szczególności nazwę i adres),
• miejsce zarządzania Księgą Przychodów i Rozchodów,
• miejsce, w którym znajduje się KPiR,
• dowody związane z prowadzeniem ewidencji kosztów,
• podpis podatnika.

Korzystanie z usług biura rachunkowego nie musi być drogie, ponieważ najczęściej ceny są zależne od liczby rozliczanych dokumentów. A dzięki takiej pomocy, mamy pewność, że KPiR jest prowadzona w sposób prawidłowy.