Organizacja zawodów sportowych krok po kroku
Przewodzisz szkole, firmie, instytucji albo jednostce samorządowej i chcesz zorganizować zawody sportowe dla dzieci i młodzieży lub dorosłych? Powinieneś zadbać przede wszystkim o dokładne planowanie i zapoznać się z przepisami dotyczącymi tego typu przedsięwzięć. Wbrew pozorom każde takie wydarzenie to wiele pracy, jednak z naszymi wskazówkami na pewno Ci się uda!
Pomysł, zespół, planowanie
Udane zawody to przede wszystkim dobry pomysł i precyzyjna organizacja. Aby osiągnąć drugi z tych celów, potrzebny Ci będzie zespół, który podzieli się rolami, dbając o każdy aspekt wydarzenia. Pomysł powinien obejmować zarówno formę, jak i ideę – każdym zawodom powinien przyświecać jakiś cel, niezależnie od tego, czy jest to celebracja święta, czy też zbiórka charytatywna. Zawody mogą też służyć promocji lub być po prostu atrakcją dla mieszkańców danego terenu. Następnie należy zaplanować wydarzenie od strony logistycznej, wybrać jego lokalizację, opracować regulamin rywalizacji, zadbać
o bezpieczeństwo i promocję.
Starannie zaplanuj budżet
Udział w zawodach może być bezpłatny, co przyciągnie większą liczbę uczestników lub płatny – ta praktyka dotyczy przede wszystkim imprez o profesjonalnym charakterze. To ważna kwestia, od której zależy budżet wydarzenia. Ten powinien być ściśle zaplanowany. Organizator może zawody zasponsorować samodzielnie – ta praktyka sprawdzi się przede wszystkim w przypadku imprez promocyjnych dla firm – lub nawiązać współpracę z innymi podmiotami, którzy będą partycypować w kosztach, zwykle w zamian za umieszczenie ich logo lub innych treści reklamowych na terenie imprezy oraz na wszystkich materiałach promocyjnych. Pozyskanie sponsorów może być istotne również ze względu na nagrody dla zwycięzców i uczestników – od ich atrakcyjności na pewno zależeć będzie frekwencja.
Poza nagrodami rzeczowymi lub pieniężnymi, warto uwzględnić miejsce w budżecie na symboliczne docenienie uczestników – w tej roli sprawdzą się przede wszystkim medale, puchary, statuetki czy dyplomy. To niewielki gest, który wpływa na prestiż oraz atrakcyjność wydarzenia. Docenią go zarówno dzieci, jak i dorośli – pod warunkiem, że trofea będą atrakcyjne i odpowiednie do charakteru uroczystości.
Bezpieczeństwo i promocja
Niezależnie od tego, czy Twoja impreza spełnia warunki imprezy masowej, musisz bezwzględnie zadbać o bezpieczeństwo zawodników i kibiców. W wielu przypadkach potrzebny jest zarówno personel medyczny, jak i porządkowy. Należy też sporządzić regulamin określający warunki uczestnictwa w imprezie i stworzyć procedury przeciwpożarowe. Warto wykupić też ubezpieczenie OC i NNW – nawet jeśli organizujesz skromne wydarzenie.
Niezwykle ważna dla powodzenia każdego eventu jest promocja. W zależności od jego charakteru i zasięgu, może ona przybrać bardzo różny kształt. W przypadku szkolnych zawodów wystarczą ogłoszenia w klasach i wśród rodziców, ale poważniejsze imprezy mogą wymagać szerzej zakrojonej reklamy. Uwzględnij jej koszty w budżecie.
Baw się dobrze!
Samo wydarzenie także powinno mieć określony przebieg i strukturę. Jak mówi przedstawiciel firmy Unirex zajmującej się sprzedażą artykułów i trofeów sportowych: Udane zawody sportowe działają wedle ściśle określonego planu. Organizatorzy powinni sporządzić ramowy scenariusz, rezerwując w nim odpowiednią ilość czasu na rozpoczęcie i zakończenie imprezy oraz uhonorowanie zwycięzców. Pomogą w tym puchary, statuetki, dyplomy
i medale, które nasza firma ma w swojej ofercie.
