Na czym polega utylizacja dokumentów?

Prowadzenie każdego przedsiębiorstwa, placówki oświatowej, czy innego punktu, w którym przechowywane są dokumenty, wymaga zastosowania odpowiednich procedur. Zwłaszcza jeżeli dokumentacja ta dotyczy danych pracowników, czy nawiązywanych współpracy. Przepisy jasno określają, przez jaki czas powinna być ona przechowywana. Po tym okresie możliwe jest utylizacja. Ta dotyczy również wszelkich mniej istotnych korespondencji, na których znajdują się dane firmowe, czy osobowe.

Jak powinno się niszczyć dokumenty?

Najprostszym sposobem usunięcia niepotrzebnych dokumentów, które nie muszą być już przechowywane przez dane przedsiębiorstwo, byłoby ich wyrzucenie wraz ze śmieciami. Niestety nie jest to możliwe ze względu na odgórnie ustalone kwestie prawne. W takim przypadku mogłoby dojść do sytuacji, w której ważne informacje trafiłyby w ręce osób niepowołanych, a tego wolałaby uniknąć każda firma. Co więc zrobić ze stosem papierów? Specjalista z firmy Acta Nova Sp. z o.o. zauważa: Najprostszym sposobem, który stosuje większość placówek, jest inwestycja w niszczarkę, dzięki której można samodzielne pozbyć się dokumentów. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w przypadku niewielkich firm, gdzie jest ich niewiele.  

Jak wygląda utylizacja dokumentów w dużych przedsiębiorstwach?

Międzynarodowe firmy zatrudniające setki pracowników mają zdecydowanie trudniejsze zadanie niż malutkie przedsiębiorstwa. Skala produkcji dokumentów w przypadku takich placówek jest ogromna. Dlatego istnieją dwa rozwiązania, na które mogą się zdecydować. Jest to:

• utworzenie specjalnego działu, do którego będą przekazywane dokumenty,
  a następnie niszczone,
• podjęcie decyzji o wynajęciu zewnętrznej firmy, która zajmuje się przechowywaniem oraz utylizacją dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami.

Drugie rozwiązanie jest szczególnie wygodne, ponieważ pozwala na wprowadzenie oszczędności do budżetu firmy. Powołanie nowego działu wiązałoby się z bardzo wysokimi kosztami, wynikającymi, chociażby z zatrudnienia pracowników. Do tego zakup specjalistycznych maszyn. Decydując się na skorzystanie z profesjonalnej firmy zewnętrznej, można w znaczny sposób obniżyć te koszty. Outsourcing tego typu usług to obecnie jedno 

z najchętniej wybieranych rozwiązań, na które decyduje się coraz więcej przedsiębiorstw niezależnie od branży.

Nie tylko dokumenty podlegają utylizacji

Warto pamiętać, że w Polsce kwestie związane z ochroną informacji oraz ochroną danych osobowych w ostatnich latach są bardzo gorącym tematem. W związku z tym przykłada się do tego ogromne znaczenie. Należy więc zwrócić uwagę na fakt, że utylizacji powinny podlegać nie tylko dokumenty, w których znajdują się poufne, firmowe informacje, ale także nośniki danych, na których były one przechowywane. Tego typu zleceniami również zajmują się firmy zewnętrzne, które w ostatnich latach stają się coraz popularniejsze.