Na co zwracać uwagę przy wynajmie autokaru na wyjazd służbowy?

Wynajęcie autokaru to bardzo ważny element organizacji wyjazdu służbowego. Jeśli mamy do czynienia z dużą grupą to jest to idealne rozwiązanie. Jednak aby dokonać właściwego wyboru, należy kierować się nie tylko specjalistycznymi udogodnieniami i odpowiednim standardem, ale również jakością usług. Warto również sprecyzować swoje oczekiwania zanim przystąpimy do wyszukiwania ofert.

Podstawowe kwestie a wybór wypożyczalni

Podstawowe kwestie jakie powinniśmy rozważyć przed wyborem konkretnej wypożyczalni obejmują przede wszystkim ilość osób, długość trasy, termin przejazdu oraz ewentualne wynajęcie kierowcy. Autokar przeznaczony jest do przewozu większej ilości osób (50-60). W przypadku grup do 8 pasażerów bardziej korzystne okaże się wynajęcie busa. Jeżeli chodzi o ceny, to ich wahania są zależne nie tylko od indywidualnej oferty poszczególnych firm i jakości ich usług, ale również od tego, czy dana podróż odbędzie się w sezonie letnim czy zimowym, a to dlatego, że w zimie jest mniejszy popyt niż w lecie na tego typu usługi i firmy oferują w tym czasie bardziej korzystne ceny. Jak mówi nam fachowiec z firmy Cichorek Krzysztof. Przewozy autokarowe, musimy pamiętać również, że podejrzanie niskie ceny nawet latem mogą oznaczać obniżony standard, a ten jest wyjątkowo istotny, gdy chodzi o wyjazd służbowy. To, czemu warto się przyjrzeć na koniec to poziom obsługi obejmujący następujące kwestie:

• parametry techniczne pojazdu;
• kwalifikacje kierowcy;
• opinie o firmie;
• szybkość oraz rzetelność w udzielaniu informacji przez firmę;
• certyfikaty.

Wyszukując informacji i opinii w Internecie, nie zapomnijmy również porównać przynajmniej kilka ofert dla lepszego oglądu.

Specjalistyczne przystosowania do wyjazdów służbowych

Na wyjeździe służbowym zazwyczaj potrzebny jest dodatkowy sprzęt multimedialny umożliwiający przygotowanie się do szkolenia lub wydarzenia służbowego. Równie ważne jest zapewnienie wysokiego standardu, tak by zrobić dobre wrażenie na potencjalnych kontrahentach.  Należy więc upewnić się, że w autokarze zostaną zapewnione jego następujące elementy:

• ekrany:
• nagłośnienie;
• sieć Wi-Fi;
• toaleta;
• obsługa cateringowa;
• klimatyzacja.

Co powinna zawierać umowa na przewóz osób

Aby zarezerwować usługę bardzo ważne jest sprawdzenie, czy w zawieranej umowie znajdują niezbędne informacje takie jak:

• dane osobowe;
• dane wypożyczalni;
• dane dotyczące długości, daty i planu godzinowego trasy;
• kwota za usługę;
• płatności;
• numer licencji przewoźnika;
• kwestie dodatkowe jak możliwość spożywania alkoholu czy zaliczki.

Istotne jest również dopilnowanie sprawy ubezpieczenia. Firma transportowa ma obowiązek wykupić polisę OC, a dobrze jest również sprawdzić na początku, czy dana firma wykupuje także ubezpieczenie NNW.