Mapowanie procesów w firmie

W miarę swego rozwoju, firma zaczyna niejako żyć własnym życiem – rozbudowana struktura oraz duża ilość pracowników powoduje, że pokierowanie przedsiębiorstwem staje się wyjątkowo trudne. Szczególnie, że nie zawsze mamy świadomość tego, w którym miejscu dochodzi do nieprawidłowości i co zrobić, żeby je naprawić. W takich sytuacjach przydaje się pomoc z zewnątrz, czyli mapowanie procesów. Na czym polega ta usługa?

Czym jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów to nic innego jako bardzo dokładna analiza działania firmy na różnych poziomach. Szczególnie w dużych przedsiębiorstwach może dojść do wyraźnej rozbieżności między przyjętym teoretycznym modelem pracy a rzeczywistymi rezultatami – w innych przypadkach metodyka pracy nie jest odpowiednia do specyfiki przedsiębiorstwa. W obu przypadkach firma nie będzie funkcjonowała zgodnie z oczekiwaniami i w efekcie nie będzie generować spodziewanego przychodu. Mapowanie procesów to metoda odnalezienia istniejących nieprawidłowości i opracowania działań zmierzających do ich wyeliminowania. Usługa ta – świadczona przez firmę Nova Praxis – skierowana jest przede wszystkim do przedsiębiorstw, które chcą zwiększyć swoją wydajność. Przyda się również przed zakupem innej firmy, pozwoli bowiem zorientować się czy i jakie zmiany powinny zostać wprowadzone po przejęciu.

Jak to wygląda?

Analiza procesów zachodzących wewnątrz i na zewnątrz firmy oparta jest na obserwacjach i spotkaniach z realizatorami poszczególnych procesów – na tej podstawie przygotowuje się mapę procesów obecnych oraz wskazuje, w których miejscach znaleziono błędy i rozbieżności. Całość mapowania można podzielić na kilka etapów:

• Identyfikacja i analiza procesów AS IS – na tym etapie doświadczeni audytorzy badają, jak wygląda obecna sytuacja firmy. Istotnym punktem tych działań jest przeprowadzanie wywiadów analitycznych z pracownikami firmy. Głównym źródłem tych informacji są pracownicy liniowi – kierownicy poszczególnych działów służą jedynie jako źródła uzupełniające, gdyż w ten sposób można uzyskać bardziej zbliżony do rzeczywistości obraz działania firmy. Na tym etapie kataloguje się również wzory dokumentów i pozyskuje dane liczbowe dotyczące procesów.
• Analizy tematyczne – etap ten obejmuje między innymi analizy wykorzystania systemów, analiza skuteczności systemu motywacyjnego, analiza mapy systemów pod kątem integracji i spójności danych, analiza zgodności procesów z procedurami i instrukcjami. Wykonuje się je m.in. na bazie wywiadów z pracownikami oraz przeglądu dokumentów.
• Dokumentacja procesów i raport problemów – po zakończeniu spotkań i analizie zebranych informacji przygotowywana jest mapa procesów w dedykowanych systemach modelowania. Raport zawiera graficzne diagramy oraz część opisową, przekazywany jest w formie elektronicznej i szczegółowo omawiany z Klientem.