Kiedy warto oddać dokumenty do depozytu?
Depozyt dokumentów to usługa świadczona przez profesjonalistów w zarządzaniu dokumentacją. Dzięki pomocy usługodawcy, zyskujemy możliwość przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej w zewnętrznych magazynach. Takie miejsca powinny spełniać odpowiednie standardy i wymogi, regulowane rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Jakie korzyści możemy odnieść, przechowując dokumenty poza siedzibą firmy? Najważniejsze z nich prezentujemy poniżej. Zapraszamy do lektury tekstu.
Odciążenie powierzchni biurowej
Powierzchnia biurowa wielu małych i średnich przedsiębiorstw podlega znaczącym ograniczeniom. Przechowywanie dokumentacji bywa w takich warunkach utrudnione, a często graniczy z niemożliwością. Skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy pozwala rozwiązać problem brakującego miejsca. Dokumenty trafiają do przestronnych magazynów zewnętrznych i tam są przechowywane w należytym porządku, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rozporządzanie taką dokumentacją nie sprawia żadnych trudności – na życzenie jest ona udostępniania prawowitemu właścicielowi. Zaoszczędzone miejsce biurowe można natomiast przeznaczyć na inne potrzeby, np. związane z bieżącą działalnością. Czysta korzyść.
Zabezpieczenie przed osobami nieupoważnionymi
Nie wszystkie dokumenty są dostępne do publicznego wglądu. Niektóre z nich wymagają odpowiedniego zabezpieczenia przed osobami nieupoważnionymi. Ochrona danych to bardzo ważna kwestia, a niekontrolowany wyciek informacji może przysporzyć wielu problemów pracownikom i osobom zarządzającym przedsiębiorstwem. W przypadku gdy nie mamy pewności, czy jesteśmy w stanie zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo przechowywania akt, powinniśmy zlecić ich przetrzymywanie specjalistom w zarządzaniu dokumentami. Firmy takie jak szczecińska ACTA NOVA chętnie podejmą się tego zadania na dogodnych warunkach. Wystarczy się z nimi skontaktować telefonicznie lub też internetowo.
Efektywność obsługi dokumentacji
Depozyt dokumentów w zewnętrznym magazynie wspomaga efektywność obsługi dokumentacji. Wszystkie akta są przechowywane w jasny i klarowny sposób, a odszukanie i dostarczenie niezbędnych danych zajmuje mało czasu. Co więcej, dzięki depozytowi mamy do czynienia z racjonalizacją zatrudnienia, w tym z ograniczeniem ilości osób odpowiadających za przechowywanie dokumentów. Za większość tego typu spraw odpowiada bowiem firma zewnętrzna. Jak widać, przechowalnictwo dokumentów poza siedzibą przedsiębiorstwa bywa bardzo korzystne, a często stanowi jedyny racjonalny sposób przechowywania dokumentacji – zgodny z obowiązującymi standardami i prawem krajowym.
