Jaką drukarkę wybrać do biura?

Wybór drukarki do biura musi być przemyślany. Urządzenie powinno bowiem synchronizować się idealnie z programami wykorzystywanymi przez pracowników. Musi ono też bezsprzecznie wyróżniać się szybkością pracy i dużą mocą przerobową. Podkreślić należy to, że nawet w małych biurach druk ważnych dokumentów w jednym dniu może wynieść nawet kilkaset kartek A4. Do tak wymagającej pracy potrzeba urządzenia wielofunkcyjnego. 

Drukarka atramentowa, laserowa czy żelowa?

Pierwsza decyzja przy zakupie drukarki do biura to dobór jej technologii. Obecnie można wybrać drukarki atramentowe, laserowe oraz żelowe. Które sprawdzają się najlepiej do codziennej wielogodzinnej pracy? Wszystko zależy od specyfiki pracy biura. W przypadku dużych nakładów dokumentów tekstowych lepiej inwestować w urządzenia laserowe. Jeśli istotny jest jednak druk grafik oraz zdjęć w wysokiej jakości warto przemyśleć wybór sprzętu atramentowego.

Kiedy zaś wybrać sprzęt żelowy? Przede wszystkim wtedy, kiedy zależy nam na niskich kosztach eksploatacyjnych i wysokiej jakości drukowanych tekstów, zdjęć, grafik itp. Drukarki żelowe nie rozmazują treści, szybko wysychają, a nanoszone elementy nie wsiąkają głęboko w papier. Wydruki są przy tym odporne na promieniowanie UV – nie blakną. Niestety urządzenia te są najdroższe. Liczba modeli dostępnych na rynku jest także niewielka.

Drukarka zwykła czy wielofunkcyjna?

Kolejnym pytaniem, na które należy odpowiedzieć przy zakupie drukarki do biura, jest to, czy bardziej przyda się urządzenie tradycyjne, czy też wielofunkcyjne. Zarówno w małych biurach, jak i tych dużych warto zatem stosować drugi typ urządzeń drukujących. Drukarki wielofunkcyjne tworzone są bowiem w modelach 3w1. Oznacza to, że oprócz funkcji druku posiadają możliwość skanowania dokumentów, a także faksu. Są one także przystosowane do automatycznego drukowania dwustronnego, który pozwala oszczędzać papier oraz czas. Dobra drukarka powinna mieć specjalny podajnik (ADF lub SPDF). Po ułożeniu na nim stosu dokumentów i wybraniu odpowiedniej funkcji urządzenie samodzielnie przygotuje kserokopie oraz zapisze skany w pamięci komputera.

Takie sprzęty kupić można od firmy KOPIS, która zajmuje się także sprzedażą materiałów eksploatacyjnych biurowych, a także usługami serwisowymi. Dzisiaj poleca się wybierać opcję współpracy w ramach szerokich umów gwarancyjnych i pogwarancyjnych.

Normatywne obciążenie drukarki biurowej

Przy zakupie drukarki warto zwracać uwagę na jej normatywne miesięczne obciążenie. Dla małych biur powinna w zupełności wystarczyć drukarka pozwalająca na tworzenie 10 tysięcy wydruków miesięcznie. W średniej wielkości przedsiębiorstwach konieczne jest jednak to, aby sprzęt pozwalał nawet na kilkakrotnie wyższy przepływ dokumentów. W korporacjach, centrach obsługi klienta, bankach czy urzędach jedna maszyna wielofunkcyjna można wydrukować 100 tysięcy kartek A4! Producenci ułatwiając zakupy, podają moc przerobową drukarek.

Warto, aby urządzenie w firmie wyróżniało się szybkością wydruku w zakresie minimum 20 stron na minutę. Wydajne urządzenie pozwoli zaoszczędzić czas na przygotowywanie dokumentów, prezentacji i broszur. W ujęciu miesięcznym przekłada to się również na oszczędności finansowe.

Na jakie cechy i funkcje warto zwrócić uwagę?

Dobra drukarka oprócz szybkiego i wysokiego jakościowo druku powinna wyróżniać się także jego niskim kosztem. Jest to możliwe dzięki dwustronnym automatycznym podajnikom, a także specjalnym konstrukcjom, które są ergonomiczne (nie zużywają dużo tonera/tuszu). Drukarki biurowe mogą być przy tym kompaktowe. „Odchudzone” urządzenia pobierają często mniej prądu od swoich większych odpowiedników.

Uwagę warto także zwrócić na głośność pracy drukarki oraz na posiadanie funkcji takich jak:

• łączność Bluetooth,
• łączność Wi-Fi,
• kompatybilność z systemami CRP i ERP,
• menu w języku polskim,
• złącze USB,
• możliwość druku przez e-mail,
• możliwość druku z urządzeń mobilnych.

Ważne jest także to, aby drukarka nie posiadała skomplikowanej łączności sieciowej i sposobów obsługi. Polecane są sprzęty z intuicyjnymi panelami dotykowymi.