Jak zredukować koszty cateringu w trakcie konferencji i spotkań biznesowych?

Wielogodzinne konferencje wymagają od organizatorów dokładnego zaplanowania przebiegu wydarzenia. Jedną z ważniejszych kwestii w tym zakresie jest między innymi uwzględnienie przerwy kawowej lub cateringu, kiedy uczestnicy spotkania będą mogli napić się czegoś ciepłego lub coś zjeść. Wielu organizatorów takich wydarzeń rezygnuje jednak z takiej opcji, uważając, że jest to zbyt duży wydatek. Czy faktycznie catering musi sporo kosztować? Sprawdź, jak skutecznie zmniejszyć jego cenę.

Organizacja konferencji lub spotkania biznesowego — czy konieczny jest catering?

Organizatorom szkoleń, konferencji oraz spotkań biznesowych zależy na tym, aby ich uczestnicy mieli dogodne warunki do przyswajania nowej wiedzy. Bardzo ważne jest więc podzielenie planu dnia na bloki kilkugodzinne.

• Pomiędzy nimi można wówczas zorganizować tak zwaną przerwę kawową z niewielkim poczęstunkiem.
• Można także zdecydować się na nieco bardziej rozbudowany catering, który pozwoli uczestnikom zjeść posiłek bez konieczności szukania lokalu w okolicy.

— Catering wcale nie musi być bardzo drogi. To mit, który powtarza wiele osób, najczęściej tych, którzy nigdy nie mieli z nim styczności. Można zorganizować smaczny i wykwintny poczęstunek w naprawdę dobrej cenie.  Wystarczy jedynie zlecić to zadanie właściwej firmie i wybrać jedną z dostępnych opcji lub ustalić indywidualne menu i warunki przygotowania poczęstunku – podkreśla specjalista z firmy Bar Lenka.

W jaki sposób zorganizować dobry catering i zredukować jego koszty?

Organizując catering na konferencji, czy spotkaniu biznesowym, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów. Umożliwi to podanie smacznego, ciekawego dania przy jednoczesnym obniżeniu całkowitych kosztów takiej usługi.

Jeżeli wcześniej organizowałeś podobne wydarzenia, najlepiej będzie rozpocząć od analizy przebiegu takich eventów. Być może przypomnisz sobie, jakie były preferencje smakowe uczestników w zakresie oferowanego poczęstunku. Dzięki temu możesz zredukować liczbę porcji lub zrezygnować z tych dań, za którymi goście nie przepadają. Jeżeli swoją obecność na konferencji, czy szkoleniu należy potwierdzić, możesz także podesłać do takich osób ankiety, które pozwolą Ci ustalić ile osób odżywia się standardowo, a ile wegańsko lub wegetariańsko.

Konferencja odbywa się w godzinach porannych? Nie ma sensu serwować jej uczestnikom menu obiadowego. Wówczas można zdecydować się wyłącznie na poczęstunek kawowy, a dodatkowo postawić na przekąski lub zimną płytę, która będzie formą śniadania. Jeżeli natomiast po zakończeniu konferencji przewidziana jest kolacja, na którą idzie część funduszy z wejściówek, tym bardziej nie trzeba inwestować w ciepłe dania pomiędzy przerwami w wykładach.

Znając przybliżoną liczbę gości oraz lokalizację eventu, warto sprawdzić kilka lokalnych firm specjalizujących się w organizacji cateringów. Miejscowi przedsiębiorcy bardzo często mają konkurencyjne ceny w porównaniu z tymi dostawcami, którzy np. muszą dodatkowo pokonać spory dystans, aby dowieść wszystko na miejsce. Jednak i tu nie ma reguły. Każdą ofertę warto więc analizować indywidualnie, sugerując się jednak nie tylko ceną, ale także jakością i świeżością jedzenia.