Jak zaoszczędzić na kserowaniu w biurze?
Korzystanie z urządzeń biurowych, do których zalicza się kserokopiarka i wszelkiego rodzaju drukarki, oznacza ponoszenie niejednokrotnie dużych kosztów związanych z ich codzienną eksploatacją. Im większa firma, tym większe zużycie tuszu, tonera i papieru. Wydatki na kopiowanie można znacznie zmniejszyć, jeśli wdroży się kilka praktycznych rozwiązań.
Tonery o wysokiej wydajności
Pierwszym elementem, jaki trzeba wziąć pod uwagę podczas planowania oszczędności na biurowym kserowaniu, jest określenie charakteru pracy i liczby powielanych dokumentów. Te wartości nie są wcale wprost proporcjonalne do wielości firmy i liczby pracowników. Istotny jest także profil działalności. Przykładowo biuro rozbudowanej firmy produkcyjnej nie będzie powielać dużej liczby materiałów, a jedynie pojedyncze formularze czy np. zawiadomienia rozdawane pracownikom. Z kolei niewielka firma szkoleniowa, która prowadzi dziesiątki kursów, może przygotowywać codziennie setki stron materiałów edukacyjnych, testów i ćwiczeń dla kursantów.
Pierwszym krokiem w kierunku oszczędzania na wydatkach jest wymiana tradycyjnych tonerów w kserokopiarkach na produkty o znacznie większej wydajności. Oferuje je między innymi kielecka firma CK Tonery. Wymiana kasety w drukarce na właściwy odpowiednik zapewnia wzrost wydajności nawet o 60%, a to pozwala drukować dłużej i rzadziej uzupełniać toner.
Regeneracja tonerów
Jednym z bardziej znanych sposób oszczędzania na biurowym kserowaniu jest rezygnacja z wymiany tonerów na nowe na rzecz ich regeneracji. Tonery przystosowane do regeneracji spełniają najwyższe standardy oraz są zgodne z normami ISO, a wbrew pozorom skorzystanie z takiego rozwiązania w żaden sposób nie wpływa na gwarancję urządzenia. Oznacza to, że z procesu regeneracji można skorzystać już przy pierwszym opróżnieniu kasety, jeszcze zanim wygaśnie gwarancja na drukarkę lub kserokopiarkę.
Sam proces regeneracji jest złożony i obejmuje takie czynności jak: demontaż kasety, oczyszczanie sprężonym powietrzem, montaż plomby gwarancyjnej, wymiana uszkodzonych komponentów, uzupełnienie tonera, montaż kasety oraz testowanie jej wydajności. W większości przypadków koszt ponownego napełnienia i oczyszczenia modułu jest znacznie niższy niż zakup nowego markowego produktu.
Program oszczędnego drukowania MPS
W dużych biurach, w których wykonuje się tysiące wydruków, a z urządzeń biurowych korzystają setki pracowników możliwe jest wykorzystanie specjalnego oprogramowania, które przynosi znaczne oszczędności finansowe. Program MPS umożliwia staranne monitorowanie zużycia papieru i tonera, zmniejszenie zużycia energii i ilości odpadu papieru, zliczanie wydruków, wskazanie przeciążonych drukarek – jednym słowem: perfekcyjne zarządzanie procesami drukowania i kserowania. System wskazuje też nadmierne zużywanie się tonera lub przeciążenia drukarek, dzięki czemu można wyeliminować problem zanim dojdzie do kosztownej awarii. Szacunkowe oszczędności przy wykorzystaniu tego narzędzia to 30-60%. W sytuacji, gdy urządzenia biurowe pracują niemal bez przerwy, zyski stają się znaczącymi kwotami. Zamówienie usługi nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi obowiązkami, bowiem raporty wysyłane są drogą mailową.
