Jak zadbać o bezpieczeństwo dokumentacji firmowej?
Dokumenty firmowe często objęte są klauzulą poufności. Z tego względu nie powinny one trafiać do osób niepowołanych, które mogą zdobyć kluczowe dla danego przedsiębiorstwa informacje i tym samym zagrozić bezpieczeństwu firmy. W takich sytuacjach dobrym rozwiązaniem jest korzystanie ze specjalistycznej niszczarki do dokumentów, ale nie tylko. Jak kompleksowo zadbać o bezpieczeństwo firmowej dokumentacji?
Gdzie przechowywać najważniejsze dokumenty?
Jedną z najważniejszych kwestii związanych z ochroną poufnych informacji firmowych jest przechowywanie dokumentacji biurowej. Zawierać ona może nie tylko istotne dane osobowe różnych osób, ale również treść tajną, do której wgląd powinni mieć tylko odpowiedni pracownicy przedsiębiorstwa lub nawet wyłącznie jego właściciele. Jeśli nie chcemy, by kluczowe dokumenty trafiły w niepowołane ręce, zdecydujmy się na zakup sejfu lub specjalistycznej szafy metalowej.
Zastosowane w nich zabezpieczenia skutecznie ochronią każdy rodzaj poufnych danych – zarówno tych, które zawarte są w postaci fizycznej, np. papierowej umowy, jak i wersji cyfrowych znajdujących się na różnego rodzaju nośnikach. Sprzedażą sejfów oraz szaf metalowych do biur zajmuje się firma Avarus. W szerokim asortymencie tego dystrybutora sprzętu biurowego znajdziemy jednak nie tylko wyposażenie pozwalające na bezpieczne przechowywanie dokumentacji firmowej, ale też jej niszczenie. Jakie urządzenie jest w tym wypadku przydatne?
Kiedy warto stosować niszczarki dokumentów?
Wszelkiego rodzaju pisma, akta, umowy czy inne dokumenty w formie papierowej, których treść objęta jest klauzulą poufności, powinny być właściwie chronione. Mowa również o nieprzydatnych już firmie informacjach naniesionych na nośnik fizyczny. Te powinno się usuwać w sposób uniemożliwiający ich ponowne odtworzenie. Zwykłe rozdarcie papierowych dokumentów jest niewystarczające – zdecydowanie bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie użycie specjalnej niszczarki.
Obecnie na rynku znajdziemy kilka typów takich urządzeń. Popularne są przybiurkowe niszczarki dokumentów, z których korzystają przeważnie małe firmy. Dla większych przedsiębiorstw i tym samym intensywniejszej eksploatacji przeznaczone są natomiast niszczarki przemysłowe oraz korytarzowe. Firmę można wyposażyć także w specjalistyczne, rozbudowane systemy niszczące. Wybór odpowiedniego rozwiązania dobrze jest skonsultować ze specjalistą, np. pracownikiem firmy zajmującej się dystrybucją tego typu urządzeń biurowych. Wskaże on sprzęt, który będzie dla nas optymalny pod kątem wydajności i pozwoli szybko usunąć nie tylko papierową dokumentację, ale też płyty CD/DVD i informacje zawarte na nośnikach z tworzyw sztucznych.
