Formalności związane z wynajmem autokaru
Jeśli organizujesz wycieczkę dla większej grupy osób i potrzebujesz do ich przewiezienia autokaru, nie wystarczy telefon do wybranej firmy, która może taki autokar wynająć – to dopiero początek. Podczas rozmowy padną pytania, do których warto się wcześniej na spokojnie przygotować, ponieważ na podstawie odpowiedzi sporządzona zostanie odpowiednia umowa, uwzględniająca nie tylko szczegóły techniczne wynajmowanego pojazdu, ale także warunki pracy kierowcy, który go będzie prowadził.
Quo vadis?
Najprawdopodobniej jedną z pierwszych rzeczy, o których wiadomo na pewno, jest cel podróży. Warto przyjrzeć się temu zagadnieniu z perspektywy wynajmu autokaru, którym zamierzamy tam dotrzeć. Jeśli jedziemy do miejsca oddalonego tylko o kilka godzin jazdy, być może nie trzeba dopłacać za pokładową toaletę, która jest z kolei niezbędna podczas podróży trwającej niemal cały dzień albo dłużej.
– Przy zabierających więcej czasu wyprawach trzeba pamiętać o tym, że kierowca musi co jakiś czas robić przerwy, a w ciągu doby nie wolno mu pracować więcej niż określona przepisami liczba godzin – mówi przedstawiciel wynajmującej autokary firmy Asik. Jeżeli planujemy autokarową podróż np. do Hiszpanii, musimy ocenić, czy bardziej opłaci nam się przenocować całą grupę gdzieś po drodze, czy też lepiej jednak na cały czas trwania wycieczki zatrudnić dwóch kierowców, którzy będą się zmieniać – i którym trzeba będzie zapewnić wyżywienie i nocleg.
Potrzeby i oczekiwania
Nie tylko długość trasy jest ważna przy spisywaniu umowy z firmą wynajmującą nam autokar. Warto przemyśleć, czy potrzebujemy pojazdu z klimatyzacją, jeśli wybieramy się w niedługą wiosenną podróż po Polsce, a także rozważyć obecność w nim lampek do czytania, gdy planujemy jechać nocą. W przypadku wycieczek zorganizowanych dla większej grupy dzieci czy nastolatków natomiast bardzo dobrym pomysłem może okazać się wynajem autokaru wyposażonego w sprzęt, na którym będzie można wyświetlić film młodym pasażerom. Dzięki temu ryzyko wyrządzenia ewentualnych szkód przez znudzone a pomysłowe jednostki istotnie maleje.
Szczegóły umowy najmu
Gdy już określimy nasze oczekiwania względem parametrów wynajmowanego pojazdu, warto na wszelki wypadek zawrzeć w umowie szczegółowe dane na jego temat.
Aby uniknąć możliwych nieporozumień i przykrych niespodzianek, koniecznie uwzględnijmy w umowie również dokładny adres podstawienia autokaru oraz to, która z jej stron uiszczać będzie rozmaite opłaty związane z przejazdem, takie jak choćby parkingowe czy też za wjazd na autostradę.
Tuż przed startem
Dla dopełnienia formalności sprawdźmy też dokumenty dopuszczające wynajmowany autokar do jazdy, jego faktyczny stan i wyposażenie w niezbędne przedmioty typu gaśnica albo apteczka, a także stan trzeźwości kierowcy. Dla pewności, zwłaszcza gdy w podróż wysyłane są dzieci, można te czynności zlecić policji, trzeba jednak uwzględnić czas na to potrzebny w łącznym czasie wynajmu pojazdu oraz pracy kierowcy.
