Dlaczego kontrola dokumentów finansowo-księgowych jest tak ważna – opinia eksperta z firmy Braw Consulting
Zarówno pełna księgowość, jak i prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów to zajęcia wymagające rzetelnego podejścia, skupienia i dokładności. Podobnie jest ze sporządzaniem deklaracji do ZUS, prowadzeniem akt osobowych pracowników oraz wszystkimi innymi czynnościami wykonywanymi przez księgowych. Aby ograniczyć ryzyko popełnienia błędów do minimum, powinno się przeprowadzać regularne kontrole dokumentacji. W jaki sposób to robić?
Dowody księgowe – podstawa zapisu w każdej księdze rachunkowej
Do dokumentów księgowych zalicza się faktury VAT, rachunki, paragony, noty i faktury korygujące, kwity celne, noty księgowe, dowody opłat bankowych oraz pocztowych, dowody przesunięć oraz dzienne zestawienia dowodów, czyli faktur, które dotyczą sprzedaży, sporządzonych zbiorczym zapisem do zaksięgowania. Aby powyższe papiery mogły zaliczać się do dowodów księgowych, stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, muszą posiadać:
określenie rodzaju (faktura, paragon, itd.) oraz numeru identyfikacyjnego;
informację o stronach, które dokonują operacji (adres, nazwa);
wartość danej operacji oraz jej opis – również w jednostkach naturalnych, jeśli to możliwe;
datę dokonania operacji oraz sporządzenia danego dowodu;
podpisy – osoby, której wydano dokument oraz tej, która go wystawiła.
W rachunkowości wyróżnia się dowody wewnętrzne, czyli te, które dotyczą operacji dokonanych wewnątrz firmy, zewnętrzne, otrzymane od kontrahentów, a ponadto zastępcze – wystawione do czasu otrzymania obcego dowodu źródłowego.
Rzetelność – główny filar usług księgowych
Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości, każdy dowód księgowy musi być zgodny z przebiegiem rzeczywiście przeprowadzonej operacji gospodarczej, którą dokumentuje, a dane w nim zawarte – kompletne i prawidłowe. Księgowy, jak każdy inny człowiek, może popełniać błędy – wynikające chociażby ze zmęczenia czy tzw. literówek. Aby uniknąć nieścisłości uniemożliwiających uznanie danego dokumentu za księgowy, wykonuje się więc kontrolę rachunkową. Wyróżnia się kilka typów takiego nadzoru:
merytoryczny, czyli rzeczowy – sprawdzający, czy kwit został wystawiony przez właściwy podmiot, operacja została dokonana przez osoby, które miały ku temu upoważnienie i była celowa;
formalnoprawny – potwierdzający techniczną poprawność wystawienia dokumentu oraz jego zgodność z przepisami (Ustawy o Rachunkowości, Ustawy o VAT);
rachunkowy – kontrola poprawności danych liczbowych, znajdujących się w dokumencie.
Powyższego sprawdzenia dokonuje zazwyczaj główna księgowa.
W świetle przepisów na każdym skontrolowanym dowodzie powinna znaleźć się stosowna adnotacja o zakwalifikowaniu go do ujęcia w księgach rachunkowych. Można jednak tej czynności zaniechać, jeśli zapisy są dokumentowane w internetowym systemie księgowym – programy komputerowe wykluczają bowiem możliwość popełnienia błędu rachunkowego.
– twierdzi ekspert z profesjonalnego biura rachunkowego Braw Consulting, świadczącego usługi księgowe, kadrowo-płacowe oraz podatkowe.
