Czym jest ewidencja środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych to dodatkowa ewidencja, którą muszą prowadzić przede wszystkim przedsiębiorcy rozliczający podatki w ramach księgowości uproszczonej. Są oni zobowiązani również do prowadzenia ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. O obowiązku i sposobach prowadzenia tychże ewidencji mówią przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Czym są środki trwałe?

Do środków trwałych zalicza się nieruchomości, maszyny, urządzenia techniczne, sprzęty biurowe, narzędzia, meble, środki transportu, a także inne elementy wyposażenia firmy. W ewidencji nie uwzględnia się jednak wszystkich wymienionych. Ujmowane są tylko te środki trwałe, które przekraczają wartość 10 tysięcy złotych, a ich okres użytkowania wynosi więcej niż jeden rok.

Szczególnie traktowane są zaś środki trwałe o niskiej wartości, czyli te, które nie przekraczają dolnego limitu 10 tysięcy złotych (netto dla VAT-owców i brutto dla podatników zwolnionych z VAT). Według obowiązujących przepisów przedsiębiorca może wliczyć je bezpośrednio w koszty bez konieczności ujmowania w ewidencji.

Kto musi prowadzić ewidencję środków trwałych?

Ewidencję środków trwałych prowadzą te przedsiębiorstwa, które na swój ustrój podatkowy wybrały księgowość uproszczoną. Są to zarówno firmy rozliczające się w ramach ksiąg przychodów i rozchodów (KPiR), jak i ryczałtu ewidencjonowanego. Jeśli chodzi o formę prawną, mogą to być przedsiębiorstwa działające jako:

• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki partnerskie,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Po co prowadzona jest ewidencja środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych służy do dwóch celów. Jest ona cenną informacją o danej firmie, którą wykorzystują organy kontroli skarbowych. Dla samych przedsiębiorców jest ona zaś potrzebna do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. Bez ewidencji środków trwałych nie można zatem zaliczyć odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów. Brak jej prowadzenia jest także karany grzywną, co przewiduje Kodeks karny skarbowy. Warto zatem zlecić ewidencjonowanie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych takim biurom księgowości jak AGAT z Mierzyna.

Elementy ewidencji środków trwałych

Prowadzenie ewidencji środków trwałych jest stosunkowo proste, ponieważ nie ma jednego z góry określonego wzorca ewidencjonowania. Może to być dokument prowadzony odręcznie, a także wykaz sporządzony w komputerze i drukowany. Najważniejsze jest to, aby spełniał ogólne wymogi dotyczące elementów ewidencji środków trwałych. Zalicza się do nich:

• liczbę porządkową,
• datę nabycia i przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• wskazany symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkową i stawkę amortyzacyjną,
• kwotę odpisu amortyzacyjnego,
• zaktualizowaną wartość początkową i zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
• ewentualną datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Istnieje również możliwość wprowadzania do dokumentu korekt. Muszą one być jednak nanoszone w taki sposób, aby nie zaburzało to czytelności danych. W razie kontroli skarbowej organ sprawdzający musi mieć bowiem dostęp do informacji przedstawionych w klarowny sposób.