Błędy popełniane podczas organizacji imprez masowych

Organizacja imprez masowych obejmuje wiele, niezwykle istotnych punktów. Ze względu na kompleksowość planowania, łatwo niewłaściwie podejść do niektórych elementów, albo potraktować je bez należytej staranności. Wieloletnia praktyka doświadczonych organizatorów eventów uczy nas, o czym bezwzględnie nie można zapominać i jakie błędy są w tym obszarze najczęściej popełniane.

Zaplecze techniczne

Szczególnie na lokalnych imprezach, wciąż zbyt często doświadcza się nieprofesjonalnego podejścia do organizacji zaplecza technicznego. Pojawiają się kłopoty z nagłośnieniem, brakiem wystarczającej liczby dostępnych toalet, a także problemami z czasowym dopięciem imprezy. Każdy dobry organizator, musi odpowiednio zadbać o te elementy, gdyż nawet najlepszy zespół muzyczny czy najlepsze widowisko artystyczne, nie będzie mile wspominane, jeśli planer nie zadba o zaplecze dla bawiących się gości.

Brak odpowiedniej promocji

Błędem jest sądzić, że dobrze przygotowana impreza masowa obroni się sama. Często tak jest, gdy w mediach roznosi się wiadomość o światowej sławie muzyki popularnej, która przyjeżdża do Polski. Jednak rzecz ma się zupełnie inaczej w przypadku większości organizowanych wydarzeń, gdy musimy liczyć na bardziej zaawansowane działania, dzięki którym wiadomość o evencie dotrze do grupy docelowej. Współcześnie większość tego typu działań reklamowana jest w Internecie, nie można jednak pomijać innych sposobów na promocję, które również są niezwykle skuteczne. Chodzi tu między innym o plakaty, informacje w lokalnych mediach, a nawet w gazetach.

Brak kontroli nad budżetem

Budżet wpływa na każde nasze działanie podczas organizacji imprezy masowej. Jak przyznaje Mariusz Czaja z Agencji Artystycznej Gaffa, musimy w sposób odpowiedzialny i oszczędny nim rozporządzać, na co składają się na przykład takie działania jak negocjowanie cen z podwykonawcami. Niestety często niedoświadczeni organizatorzy na jeden element imprezy przeznaczają większość funduszy, przez co pozostałe elementy muszą być organizowane nazbyt oszczędnie, co odbija się na jakości widowiska i często jest niezwykle widoczne.

To tylko niektóre błędy popełniane podczas organizacji eventów. Ich lista jest zdecydowanie bardziej obszerna i zależy przede wszystkim od doświadczenia organizatora. Jeśli więc chcemy, aby wydarzenie się udało, powinniśmy zaangażować do tej roli odpowiedzialnego i rzetelnego planera, który będzie wiedział jak powinno się organizować tego typu imprezy.