3 aspekty, na które należy zwrócić uwagę, organizując konferencję
Na organizatorze wydarzenia spoczywa ogromna odpowiedzialność – to od niego zleży, czy spotkanie okaże się spektakularnym sukcesem, czy wielką porażką. Tego typu przedsięwzięcie trzeba starannie zaplanować. Co należy wziąć pod uwagę, wybierając miejsce wydarzenia? Jeżeli szukasz odpowiedzi na to pytanie, znajdziesz je w naszym artykule.
Odpowiedzialność, która spoczywa na barkach organizatora konferencji, sympozjum, szkolenia lub spotkania biznesowego jest ogromna. Jednak dzięki kilku prostym wskazówkom z pewnością przygotujesz wyjątkowe wydarzenie, które zapadnie w pamięć wszystkim uczestnikom.
1. Dogodna lokalizacja
Miejsce wydarzenia jest najważniejsze. To od niego zależy, czy goście bez problemu dotrą na konferencję. Hotel powinien znajdować się w pobliżu lotniska i dużego, atrakcyjnego miasta, które zapewni uczestnikom sympozjum mnóstwo zwiedzania, np. w okolicach Krakowa. Istotne, żeby hotel był usytuowany nieopodal autostrady – dzięki temu dojazd do miejsca docelowego będzie bezproblemowy. Wszystkie powyższe kryteria spełnia Hotel Lenart w Wieliczce, który znajduje się tylko trzydzieści minut od lotniska Kraków-Balice.
2. Nowoczesne zaplecze konferencyjne
Zanim wybierzesz hotel na organizację sympozjum, zwróć uwagę nie tylko na jego usytuowanie na mapie, ale także zaplecze konferencyjne. Jeśli chcesz, żeby planowane przez Ciebie wydarzenie było traktowane poważnie, musisz zapewnić prowadzącym oraz uczestnikom wszelkie wygody. Przede wszystkim istotne są sale – powinny być przestronne, klimatyzowane i wyposażone w profesjonalny sprzęt nagłaśniający oraz rzutniki. Liczą się także wygodne krzesła oraz wystrój sali – warto, żeby był nowoczesny i schludny. Pamiętajmy, że tego typu zjazdy trwają zwykle kilka godzin dziennie, dlatego należy zadbać o to, żeby uczestnicy spędzili ten czas w komfortowych warunkach.
3. Inne udogodnienia
Konferencje i szkolenia trwają zwykle kilka dni. Dlatego warto zatroszczyć się także o pokoje hotelowe, które powinny spełniać wszelkie standardy. Istotne jest zarówno wygodne łóżko, jak i biurko do pracy oraz nowoczesny telewizor. Ważna jest również hotelowa restauracja, która powinna serwować smaczne posiłki przygotowane ze świeżych składników. Dodatkowym atutem będzie strefa SPA, która zapewni uczestnikom konferencji relaks i odprężenie po długim dniu wykładów i debat.
Organizacja sympozjum lub szkolenia to duże wyzwanie, jednak z naszymi poradami z pewnością znajdziesz idealny hotel z zapleczem konferencyjnym.
